TOPLANTILAR

3-cü nəşr

Toplantıların effektiv

nəticələnməsində

təşkilatçı və iştirakçılara

kömək edəcək

məsləhət və üsullar

Patrik Forsayt

"Toplantının sədri və ya iştirakçısı

"Bu kitabı "qısa, aydın və məntiqli

olaraq, onun effektivliyini necə artıra

məsləhətlər toplusu" adlandırardım.

biləcəyinizi öyrədən hərtərəfli bir

Belə bir vəsaiti oxumamış nə bir

təlimatdır. Hər kəsin bildiyi və ya adi bir

toplantı təşkil edin, nə də hansısa

iş təsiri bağışlasa da, qaydaların sadə,

toplantıda iştirak edin!"

aydın və yığcam şəkildə yada salınma-

sından hamımız faydalana bilərik".

Qill Smilli, "Conference Venues

Countrywide" şirkətinin baş icraedici

direktoru (həmçinin Toplantıların

Pippa Born, İdarəetmə İnstitutunda

Təşkili Assosiasiyasının təsisçi üzvü)

Akkreditasiyasız proqramlar üzrə

rəhbər şəxs

TOPLANTILAR

First published as the Meetings Pocketbook by Patrick Forsyth. (c) Patrick Forsyth 2017.

Azerbaijani translation published by arrangement with Management Pocketbooks Ltd.

COPYRIGHT

NOTICE

Please Read

The contents of this electronic book (text and graphics) are protected by international copyright law. All rights reserved.

The copying, reproduction, duplication, storage in a retrieval system, distribution (including by email, fax or other electronic means), publication, modification or transmission of the book are STRICTLY PROHIBITED unless otherwise agreed in

writing between the purchaser/licensee and Management

Pocketbooks.

Depending on the terms of your purchase/licence, you may

be entitled to print parts of this electronic book for your personal use only. Multiple printing/photocopying is

Wild’s Yard, The Dean,

STRICTLY PROHIBITED unless otherwise agreed in writing

Alresford, Hampshire

between the purchaser and Management Pocketbooks.

SO24 9BQ UK

If you are in any doubt about the permitted use of this

Tel: +44 (0)1962 735573

electronic book, or believe that it has come into your

Fax: +44 (0)1962 733637

possession by means that contravene this copyright notice, sales@pocketbook.co.uk

please contact us.

www.pocketbook.co.uk

Azerbaijani translation published by arrangement with Management Pocketbooks Ltd.

GÜNDƏLİK

GİRİŞ 5

BUDUR!

QRUP DİNAMİKASI 91

Xərclər; fürsətlər və təhlükələr

Qrup motivasiyası; müzakirə nə

dərəcədə geniş olmalıdır

TOPLANTIDAN ƏVVƏL 13

Niyə və kim; məqsədlər və gündəlik;

TOPLANTIDAN SONRA 97

zamanlama; mühit; avadanlıq;

I

TOPLANT

OTAĞI

Protokol: məqsəd, tərtibat və

punktuallıq; sürəklilik

paylanma

TOPLANTININ APARILMASI 43

RƏSMİ və VİRTUAL TOPLANTILAR 103

Sədrin rolu; müzakirənin təşviq edilməsi;

Rəsmi toplantılar; prosedur qaydaları;

ziddiyyət və fikir ayrılıqlarına qarşı nə

virtual toplantılar; məsafədən toplantılar

etməli; nizamsızlığın idarə edilməsi

XÜLASƏ 107

TOPLANTIDA İŞTİRAK 67

Xülasə və yoxlama siyahısı

Nə üçün iştirak etməli;

“ƏLAVƏLƏR”

effektiv ünsiyyətin qaydaları;

hazırlıq və təqdimetmə

"İdeal toplantı iştirakçılardan birinin gəlmədiyi ikinəfərlik toplantıdır".

4

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

5

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

EH, BU LƏNƏTƏ GƏLMİŞ TOPLANTILAR...

"Keçən toplantı, bircə kəlmə ilə, əla keçdi". Bu cümləni tez-tez söyləyə bilirsinizmi? İştirak etdiyiniz (və ya idarə etdiyiniz) toplantıların neçəsi, həqiqətən də, konstruktiv və faydalı olur? Toplantılar qərarların qəbulu və tədbirlərin görülməsini sürətləndirirmi? Toplantılar hər zamanmı istədiyiniz kimi keçir? Hər zaman?

İstənilən növ (uzun/qısa, rəsmi/qeyri-rəsmi) toplantı…

● effektsiz ola,

● fikir ayrılığı və ziddiyyət yarada,

● son dərəcə cansıxıcı ola...

…qəzəb və hiddət doğura, əziyyət verə, ən pisi isə, tamamən vaxt itkisi ola bilər.

Halbuki toplantılar faydalı olmalıdırlar və ola bilərlər də. Bu mövzudan bəhs edərkən, ilk növbədə, qeyd etmək lazımdır ki, uğurlu və ya effektiv toplantı öz-özünə baş verən bir proses deyil. Bunun üçün çalışmaq lazımdır, hər kəs bunun üçün çalışmalıdır.

Birinci sual: bəs toplantı, əslində, nədir?

6

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

GƏLİN GÖRƏK TOPLANTI NƏDİR?

Düşünə bilərsiniz ki, sualın cavabı bəllidir: toplantı – müzakirələr, fikir mübadiləsi aparmaq və

ya qərar qəbul etmək üçün bir yerə toplanmış insanlar qrupudur. Onu da əlavə edim ki, toplantı müəyyən problemlərə səbəb ola bilir.

Hər bir toplantı əvvəlcədən planlaşdırılmalı, ətraflı düşünülməli və uğurlu gedişatı təmin edə biləcək şəkildə keçirilməlidir; əks təqdirdə, istənilən toplantı çox asanlıqla xaosa çevrilə bilər.

Beləliklə, əgər uğurlu nəticə əldə etmək və ya bu ehtimalı yüksəltmək istəyirsinizsə...

● böyük və ya kiçik

● rəsmi və ya qeyri-rəsmi

● uzun və ya qısa

…olmasından, iştirakçıların vəzifə və mövqeyindən, təcrübə səviyyəsindən, rollarından və

məqsədlərindən asılı olmayaraq, bütün toplantıları hər bir təfərrüata diqqət yetirməklə idarə

etməyi bacarmaq lazımdır.

Lakin ehtiyatlı olun, unutmayın ki, yalnız rəsmi deyil, bütün toplantılar diqqət və

zəhmət tələb edir, hətta iki nəfərin on dəqiqəlik kiçik bir fikir mübadiləsi belə.

Adətən, o qədər də rəsmi olmayan toplantlara məhz etinasız münasibət asanlıqla problemlərə səbəb ola bilir.

7

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

TOPLANTILARIN HANSI FAYDALARI VAR?

Toplantılar, sadəcə, bir ünsiyyət formasıdır və onların aşağıdakı nəticələrin əldə edilməsində

faydaları olur:

● məlumatlandırmaq;

● təlim keçmək və ya təkmilləşdirmək;

● problemləri təhlil və ya həll etmək;

● status-kvonu möhkəmləndirmək;

● müzakirə və fikir mübadiləsi aparmaq;

● bilik, bacarıq və ya münasibətlərdə

● ruhlandırmaq və ya motivləşdirmək;

dəyişikliyi təşviq etmək.

● məsləhətləşmək və ya münaqişəni

yoluna qoymaq;

● rəy və ya fikir öyrənmək;

● inandırmaq;

Əksər hallarda bir toplantı ərzində

yuxarıdakınəticələrdən bir neçəsinə

nail olmaq lazım gəlir..

Ümumilikdə, toplantının funksiyası

konstruktiv məqsədləri nəzərdə

tutmaqla, əsasən, qərar qəbulunu,

tədbirlərin görülməsini və ya

8

dəyişikliyi təşviq etməkdən ibarət olur.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

TOPLANTILAR VAXT VƏ VƏSAİT TƏLƏB EDİR

Toplantıların təşkili müəyyən vaxt və vəsait hesabına başa gəlir. Məkan, avadanlıq (əyani vəsaitlər), qəlyanaltı və içkilər, ən vacibi isə, vaxt tələb olunur:

● hazırlıq üçün vaxt;

● toplantıya gedib çıxmaq üçün vaxt;

● toplantıda iştirak etmək üçün vaxt.

Üstəlik, toplantı üçün tələb olunan vaxt iştirak edənlərin sayına vurulur. Səkkiz nəfərin iki saatlıq toplantısı üçün 16 saat tələb olunur, hazırlıq və ya məsafəni qət etmək üçün sərf olunan vaxtı da nəzərə alsaq, bu müddət 20 saat və ya daha çox ola bilər.

Bəs nə qədər vəsait tələb olunur? Məsələn, illik 35000 manat (təqaüd xərcləri, mükafatlar və başqa xərclər də daxil olmaqla) əməkhaqqı alan bir işçiyə saatbaşına sərf olunan xərc, ən azı, 30 manatdır. Yuxarıdakı nümunədə toplantı iştirakçılarının hamısının əməkhaqqı bu qədər olsa, xərc 500 manatı keçər! Üstəlik, bu, işçilərin birbaşa iştirak etdiyi toplantılar üçün nəzərdə tutulur. Deməli, hətta virtual toplantılar da bahalıdır.

Toplantının potensial dəyəri ona çəkilən xərcə əsasən müəyyən edilməlidir.

9

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

ALTERNATİV XƏRCLƏR

Alternativ xərcləri də nəzərə almalısınız. Daha dəqiq desək, işçilər toplantıda iştirak etməyib bu müddət ərzində başqa hansısa işlərlə məşğul olsalar, həmin işlərin dəyəri nə qədər olar?

Bu barədə düşünün.

Yenə də adambaşına olan xərci və zamanı işçilərin sayına vurun. Başqa bir işlə məşğul olsaydılar, hansı nəticələri əldə etmək olardı və bu, toplantının keçirilməsindən daha dəyərli ola bilərdimi?

Odur ki, heç vaxt:

● "Əşi, bu adi toplantıdır da" deməyin.

● Çəkilən xərclərə barmaqarası yanaşmayın.

● Bütün xərcləri nəzərə almağı unutmayın.

Toplantıları planlaşdıran zaman xərcləri "adambaşına saat" əsasında hesablayın, toplantının çəkilən xərcləri (vaxt və vəsait) doğruldacağına əmin olun.

Toplantı zəruridirsə, keçirilsin, amma (bu, böyük bir "AMMA"dır) yenə də onun məhsuldar keçməsi təmin edilməlidir.

10

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

TƏHLÜKƏLƏR

Bir hada ki toplantılar, sözün əsl mənasında, konstruktiv və faydalı olmalıdır, o zaman təhlükələrdən aktiv şəkildə yayınmaq üçün onları nəzərdən qaçırmaq olmaz.

Uğursuz toplantıların nələrə səbəb ola biləcəyinə

dair doqquz nümunə:

● vaxt itkisi;

● pul israfı;

● diqqətin daha vacib tapşırıqlardan yayınması;

● irəliləyişin ləngiməsi, işlərin yubanması;

● fikir ayrılığının yaranması;

● ruh düşkünlüyü;

● boşboğaz və ziyankar insanlar üçün

şəraitin yaranması;

● ofisdaxili intriqaların artması;

● qarışıqlıq və xaosun yaranması.

Nəhayət, uğursuz toplantılar çox az (və ya yanlış)

qərarın qəbul edilməsi, yaxud göz yaşları ilə bitə bilər.

11

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

GİRİŞ

TƏHLÜKƏLƏRƏ BAXMAYARAQ...

Uğursuz toplantılar faciəvi nəticələrə gətirib çıxara bilər, uğurlu toplantıların faydası isə onların konkret məsələlərlə bağlı praktiki effektivliyi ilə bitmir. Məsələ burasındadır ki, işçilər məhz belə toplantıların keçirilməsini istəyirlər.

Çox az toplantının keçirilməsi həddən çox toplantının keçirilməsi qədər səhv ola bilər. Əksər insanlar üçün toplantıların bir sıra məziyyətləri mövcuddur (və bu məziyyətlər toplantının işgüzar səbəbləri ilə bağlı olmaya bilər). Məsələn, toplantılar:

● insanları cari vəziyyətdən xəbərdar edir və məlumatlandırır;

● başqalarını da işə cəlb edir;

● işçiyə öz sözünü/fikrini söyləmək fürsəti yaradır;

● sosial tədbir rolunu oynayır;

● müəssisənin fərqli şöbə və ya bölmələrində çalışan işçilərlərlə ünsiyyət imkanı yaradır;

● rəsmi işgüzar əlaqələrin qurulmasından əvvəl və sonra qeyri-rəsmi faydalı ünsiyyətin yaranmasına şərait yaradır;

● ictimaiyyətlə əlaqələrin genişlənməsi üçün fürsət yaradır;

● təcrübə toplama və peşəkar təkmilləşmə imkanı yarada bilir.

Unutmayın ki, işçilər toplantılardan çox tez şikayətlənirlər, lakin bu yalnız onunla bağlı ola bilər ki, iştirak etdikləri toplantılar ya yaxşı idarə edilmir, ya da onları maraqlandıran problem və ya məsələyə aidiyyəti olmur. Yaxşı toplantılar yaxşı da nəticələr verə və ruh yüksəkliyi yarada bilər.

12

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

13

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ƏN ƏSAS SUAL

Uğurlu və effektiv toplantıların keçirilməsinin xərcini və

çətinliyini nəzərə alsaq, toplantı planlaşdırılan zaman,

birinci növbədə, belə bir sadə suala cavab vermək lazımdır: Bu toplantı, həqiqətən də, zəruridirmi?

Gəlin açıq danışaq: bəzi toplantılarda problem

onların pis təşkil edilməsində, həddən çox

uzun çəkməsində, iştirakçıların bir qənaətə

gələ bilməməsində deyil, problem ondadır

ki, bəzi toplantılar, ümumiyyətlə, heç

keçirilməməlidir.

● Yanlış səbəblərdən (və ya heç bir səbəb olmadan)

toplantı keçirməyin.

● Sərf etdiyiniz vaxtı və xərcləri nəzərə alın – zamanınızı və pulunuzu hədər etməyin.

● Toplantıya hazırlığı prioritetə çevirin.

14

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTI, YOXSA?..

"Gəlin toplantı təşkil edək" demək üçün ağzınızı açmamışdan əvvəl alternativlər barədə

düşünün. Aşağıdakı sualları cavablandırmadan heç vaxt toplantı planlaşdırmayın:

● Bu məsələ müzakirə və ya məsləhətləşmə tələb edirmi?

● Məlumatı başqa üsullarla yaymaq/ötürmək mümkündürmü?

● Bunun üçün zəng edə, e-məktub yaza və ya təlimat verə bilərsinizmi?

Yaxud hər hansı başqa bir üsuldan istifadə etmək olarmı?

Unutmayın ki, sizin çox asan hesab etdiyiniz bir üsul, yəni hər kəsi masa arxasına toplayıb nəsə demək – başqaları üçün vaxtdan səmərəli istifadə və ya effektiv nəticə əldə etməyin ən yaxşı üsulu olmaya bilər. Toplantı qarışqanı çox asanlıqla filə çevirə bilir. Bəzi məsələlərdə dəhlizdə söylənən bir söz və ya nahar süfrəsi arxasında söhbət adekvat fikir mübadiləsi üçün yetərli olur.

Belə çıxır ki, buradakı ibrətamiz fikir ailə qurmağı planlaşdıranlara verilən məsləhətlə üst-

üstə düşür: tərəddüd edirsənsə, deməli, lazım deyil!

15

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTIDA KİMLƏR İŞTİRAK ETMƏLİDİR?

Bu, "kimlər iştirak etməməlidir?" sualı qədər vacib sualdır. Qızıl qayda olaraq yadda saxlayın ki, nə qədər çox insan iştirak edərsə, bir o qədər çox vaxt sərf olunacaq.

Aşağıdakılar barədə düşünün…

● Toplantıda kimlər olmalıdır?

● Kimlər toplantının müsbət

● Müşahidəçi kim olmalıdır?

nəticələnməsində rol oynayacaq?

● Toplantı kimlər üçün faydalı ola bilər?

● Kimlər lüzumsuz problemlər yaradacaq

● Toplantının keçirilməsində kimlərin şəxsi

və yaxud effektivliyi azaldacaq?

maraqları var?

…və ətraflı götür-qoy edərək aşağıdakı meyarlara uyğun gələn iştirakçıları müəyyən edin:

● müzakirə ediləcək mövzu üzrə səriştəsi olan işçilər;

● lazımi qərarları qəbul etmək səlahiyyətinə malik olan işçilər.

Toplantıda iştirak etmək üçün hər kəsin aydın və keçərli səbəbi olmalıdır.

16

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

KİM HANSI ROLU İCRA EDİR?

Toplantıda bir sıra müxtəlif işçilərin – fərqli şöbələrin fərqli səriştələrə malik əməkdaşlarının iştirakı tələb oluna bilər. Həmçinin aşağıdakıların iştirakı vacibdir:

● sədr (bax: "Toplantının aparılması") – xarakterindən və miqyasından asılı olmayaraq, toplantıya kimsə rəhbərlik etməli və müzakirələri idarə etməlidir;

● prosedurun rəsmiləşdirilməsi və ya protokolun tərtib edilməsi üçün katib – protokolu yazan şəxs iştirkaçılardan biri də ola bilər və bu halda diqqətin müzakirələrdə iştirak etmək və protokol yazmaq arasında haçalanmaması üçün həmin şəxsin aşağı vəzifəli əməkdaşlardan seçilməsi daha məqsədəuyğun olar.

Bəzi toplantılarda "əlavə işlər"ə də ehtiyac olur – əyani vəsaitlərin, sənədlərin və

məlumatlandırıcı materialların, yaxud içkilərin təşkil və təmin edilməsi və s.

Toplantıdan əvvəl müəyyən əsas tapşırıqlar yerinə yetirilməli və müəyyən qərarlar qəbul olunmalıdır. Məsələn, sədr əvvəlcədən təyin edilməlidir, çünki onun cavabdehlikləri məhz təyin edildiyi andan etibarən başlayır.

Toplantıdan əvvəl əsas "rol"ları və "oyunçu"ları dəqiq müəyyənləşdirin.

17

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

SEÇİCİ OLUN

1. Toplantılarınızda kimlər iştirak etməlidir?

İştirakçıları seçərkən diqqətli olun və yanlış meyarlardan istifadə etməyin. Əsasən, toplantının işgüzar tərəfini önə çıxarın (hərçənd, məsələn, təlim kimi başqa səbəblər də vacib ola bilər), aşağıdakı amillərin isə sizə təsir etməsinə imkan verməyin:

● şirkətin siyasəti;

● özünüzü borclu hiss etdiyiniz insanlar (yəni bu o deməkdir ki, həmin şəxs(lər)dən toplantıda iştirak etmək və ya etməmək xahiş olunur!);

● demokratiya;

● sosial amillər.

2. Hansı toplantılarda iştirak etməlisiniz?

Sizdən başqasının toplantısında iştirak etmək xahiş edilibsə, xahişi qəbul etməmişdən əvvəl düşünün. Bəzi toplantılardan boyun qaçırmaq mümkün olmur, yəqin ki, bir çox toplantılarda oturarkən öz-özünüzə düşünmüsünüz: "Niyə bu toplantıya vaxt itirirəm ki?.."

Əksəriyyətimizin toplantıda boş yerə oturmaq əvəzinə, görə biləcəyi çoxlu işləri olur.

Toplantının keçirilməsi zəruri olsa da, bəzilərinin iştirakı zəruri olmaya bilər.

18

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTI ÜÇÜN SƏBƏB

Hər gün real və ya aydın məqsədlər olmadan toplantılar keçirilir, xeyli vaxt sərf edilir və

nəticə etibarilə, onların heç bir faydası olmur. Konkret məqsədlər olmalıdır. Aşağıdakı məsələlərlə əlaqədar toplantı keçirməyin:

● planlaşdırma prosesinə başlamaq;

● xərclərə qənaət üzrə müzakirələr aparmaq;

● təlim ehtiyaclarını qiymətləndirmək;

● idarəetməni optimallaşdırmaq.

Aydın, dəqiq və təfərrüatlı məqsədlər müəyyən edin. Məsələn, "növbəti 6 ayda reklam xərclərini 10 faiz azaltmaq barədə qərar qəbul etmək" sadəcə "xərclərin azaldılmasını müzakirə etmək"dən daha yaxşı məqsəddir. Aydın müəyyən edilmiş real məqsədlər dəqiq nəticə verir.

Məqsədlər effektiv toplantı üçün zəmin yaradır.

19

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTI ÜÇÜN SƏBƏB

MƏQSƏDLƏRİN FAYDASI

Toplantı keçirmək üçün konkret səbəb varsa və aydın məqsədlər müəyyən etmisinizsə...

● toplantının niyə keçirildiyi iştirakçılara aydın olur;

● iştirakçılar daha yaxşı hazırlaşa bilir və hazırlaşmağa daha çox meyil edirlər;

● müzakirə daha məqsədyönlü olur;

● müzakirəyə nəzarət etmək daha asan olur...

…və toplantının arzuedilən nəticəni əldə etmək ehtimalı yüksəlir.

Məqsədləri yazılı şəkildə tərtib edib iştirakçılar arasında əvvəlcədən yaymağın faydalı olub-olmayacağı haqda düşünə bilərsiniz.

Məqsədlərin aydın olmadığı toplantılarda iştirak etdiyiniz zaman öz-özlüyünüzdə bu məqsədləri aydınlaşdırmağa və konkretləşdirməyə çalışın. Məqsədlər aydınlaşdıqdan sonra toplantı hər zaman daha yaxşı keçir.

20

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

SAĞLAM ZƏMİN

"Agenda", yəni ingilis dilindəki "gündəlik" sözü latın mənşəlidir, hərfi mənası "görülməli olan işlər"

deməkdir. Elementar bir şey ola bilər, lakin

toplantının uğurlu keçməsində, bəlkə də,

bütün vasitələrdən daha çox rol oynayır

(xüsusilə də aydın məqsədlərlə birləşdikdə).

Beləliklə, toplantınızın böyük və ya kiçik, rəsmi

və ya qeyri-rəsmi olmasından asılı olmayaraq,

gündəliyiniz HƏR ZAMAN aydın olsun.

İdeal halda, gündəlik yazılı şəkildə tərtib edilməli

və əvvəlcədən iştirakçılara paylanmalıdır; əks halda, toplantı zamanı yaranan çaşqınlıq gedişatı dayandıra

və ya ləngidə bilər; nəticədə, hədər yerə vaxt və

əmək sərf etmiş olar, heç nə əldə etməzsiniz.

21

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

GÜNDƏLİYİN FAYDALARI

Gündəlik məqsədləri əks etdirməlidir və siz gündəlik tərtib edərkən:

● müzakirə olunacaq, gözdən keçiriləcək məsələləri sıralamalı;

● ardıcıllığı təmin etmək üçün əvvəlki toplantılara aid müvafiq maddələri seçməli və

hazırkı toplantı ilə əlaqələndirməli;

● iştirakçıların müzakirələrdə və qərar qəbulunda fəal iştirakına imkan yaratmalı;

● (hazırlığa kömək məqsədilə) hər bir maddə üzrə müzakirəni kimin aparacağını, hər bir məsələ üzrə qərarın nə vaxt qəbul ediləcəyini və yekun qərarı kimin təsdiqləyəcəyini müəyyən etməli;

● (mübahisəli məsələləri lazımi qaydada sıralayaraq) gizli məqsəd və ya planları əks etdirməli;

● (zaman və məkanla bağlı) inzibati məsələlərə yer ayırmalı;

● formal məsələləri (məs., katib və əyani vəsaitlərə ehtiyac olub-olmadığını) dəqiqləşdirməlisiniz.

Gündəlik toplantının nizamlı və müvazinətli qaydada keçməsini təmin etməlidir.

Hər bir toplantının gündəliyi müzakirənin idarə edilməsinə kömək edir və

22

gündəmdəki məsələnin uğurlu həllini asanlaşdırır.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

REALLIQLARI NƏZƏRƏ ALIN

İstər uzun bir rəsmi toplantı olsun, istərsə də "Mənə 10 dəqiqə vaxt ayıra bilərsinizmi?" sualı ilə başlayan qısaca bir fikir mübadiləsi, fərq etməz, gündəliyi tərtib edərkən reallıqları nəzərə

almalısınız. Özünüzdən soruşun:

● Hazırladığım maddələr siyahısı 1 saatda və ya 10 dəqiqədə müzakirə və ya həll edilə

bilərmi, yoxsa daha çox vaxt ayırmaq (yaxud əlavə toplantı təşkil etmək) lazımdır?

● İştirakçıların hazırlaşa bilməsi üçün xəbərdarlıq etməyə kifayət qədər vaxt varmı?

● Bir vacib və ya mübahisəli məsələnin müzakirəsi çox vaxt apararaq və ya digər nisbətən kiçik məsələlərdən diqqəti yayındıraraq qalan mövzuları "üstələyə" bilərmi?

● Toplantı iştirakçıları müzakirə ediləcək məsələ və ya qəbul ediləcək qərara uyğun şəkildə

seçilibmi? Məsələn, büdcə üzrə məsul işçilər toplantıda iştirak etmirsə, xərclər barədə

qərar qəbul edə bilməzsiniz.

● Toplantının planlaşdırılmış üslubu məqsədlərlə üst-üstə düşürmü? Məsələn, təkmilləşmə/təlim xarakterli toplantılar sadəcə məlumat vermək məqsədi daşıyan toplantılardan daha çox vaxt tələb edir.

Toplantı başladıqdan sonra "təşkilati boşluqlar"ı üzə çıxarmaq üçün artıq çox gec olur və bir vacib məsələnin gözdən qaçması bütöv bir toplantının effektivliyinə və ya nəticələrinin 23

etibarlılığına xələl gətirə bilər.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ARDICILLIĞIN MÜƏYYƏNLƏŞDİRİLMƏSİ

Burada iki məqamı nəzərə almalısınız:

● ardıcıllığın düzgün müəyyənləşdirilməsi, həqiqətən də, toplantının nəticəsinə öz təsirini göstərir;

● ardıcıllığın düzgün müəyyən edilməsinin ən yaxşı üsulu ilə bağlı konkret qaydalar mövcud deyil.

Bu və ya digər məsələ:

● Tezcə aradan çıxarmaq və ya beynimiz yorulmamışkən/diqqətimiz dağılmamışkən müzakirə etmək məqsədilə toplantının əvvəlinə təyin edilsəmi yaxşı olar?

● Başqa məsələlərlə asanlıqla əlaqələndirilirmi? Məntiqi ardıcıllıq yaranırmı?

● Əsaslı hazırlıq tələb edirmi?

● İştirak edən hər kəs, yoxsa sadəcə bir neçə nəfər üçün maraqlıdır/vacibdir?

● Çox vaxt apara və başqa mövzuları kölgədə qoya bilərmi?

Həmçinin hansı məsələnin yöndəmsiz və ya namünasib təsir bağışlayacağını, rəğbət doğurmayacağını, mübahisəli və ya asan olacağını, sadə yolla və sürətlə həll ediləcəyini müəyyənləşdirin.

24

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ZAMANLAMA

Zamanlama – uğurlu toplantını şərtləndirən əsas amillərdən biridir.

Yanlış zamanlamanın toplantının gedişatına mənfi

təsiri özünü müxtəlif cür göstərə bilər, məsələn:

● toplantı çox qısa olanda gündəlikdəki

məsələlərin yarısını növbəti toplantıya

ötürməli olursunuz;

● toplantı çox uzun olanda mövzu

ətrafında dəfələrlə dolanır və

heç nə əlavə etməyərək, sadəcə,

vaxt itirirsiniz;

● toplantı nizamsız olanda isə

bəzi mövzulara həddən çox

vaxt ayırır, bəzilərinə isə heç

toxunmursunuz.

Toplantının uğurlu keçməsinə kömək

məqsədilə müvafiq zamanlama və gündəlik

praktiki baxımdan düzgün planlaşdırılmalıdır.

25

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTINI NƏ ZAMAN KEÇİRMƏLİ?

Toplantının nəzərdə tutulan müddəti onun günün hansı hissəsində keçirilməsinin mümkünlüyünü müəyyən edir, bu isə öz növbəsində, effektivliyə təsir edə bilər.

Məsələn:

Müsbət

Mənfi

9:00

Telefon zəngləri mane olmur.

Gecikənlər (səyahət problemləri

Günün qalan hissəsi sizin

və s.)gedişatı poza bilər.

ixtiyarınızdadır.

Nahardan əvvəl (11:00)

Nahar toplantının vaxtında

İşçilər acmağa başladıqca

bitməsini mümkün edir.

məhsuldarlıq xeyli azalır.

Günortadan sonra (15:30 +)

Ayrılan vaxt ərzində toplantını

İş gününün sonu olduğu üçün

yekunlaşdırmaq daha asan olur, yorğunluq və fikir dağınıqlığı çünki iştirakçılar iş vaxtı bitən

yaranır.

kimi evə getmək istəyirlər.

Beləliklə, toplantılarınızı yalnız iş qrafikinizə görə planlaşdırmayın, zamanlamanın bu və

26

ya digər toplantının effektivliyinə necə təsir edəcəyini də götür-qoy edin.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

VAXTDAN SƏMƏRƏLİ İSTİFADƏ

Toplantılarda hər zaman vaxtdan səmərəli istifadə edilməlidir. Bu isə o deməkdir ki, toplantılar:

● məqsədə nail olmaq üçün lazımi müddətdən çox davam etməməli;

● lazımi saydan artıq iştirakçını cəlb etməməlidir.

Vaxtdan səmərəli istifadə etmək

istəyiriksə, günün hər saniyəsini

nəzərə almalıyıq.

Bu o demək ola bilər ki, bəzi

vacib toplantılar iş saatları

xaricində, məsələn, axşam,

həftəsonu, səyahət və ya yemək

zamanı keçirilə bilər. Vəziyyətin

nəzarətdən çıxmaması, kiminsə

ayrı-seçkiliyə məruz qalmaması,

o cümlədən keçirildiyi yer və

vaxtdan asılı olmayaraq,

toplantılara konstruktiv

yanaşmanı qorumaq şərtilə, belə

27

zamanlama müsbət nəticə verə bilər.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTININ BAŞLAMA VƏ BİTMƏ VAXTI

Hər bir toplantının başlama vaxtı olduğu kimi, bitmə vaxtı da olmalıdır. Əksər müəssisələrdə

işçilər yarım saat, yoxsa yarım gün çəkəcəyini bilmədikləri toplantılarda iştirak edə bilməzlər, çünki çox məşğuldurlar: onlar digər işləri üçün narahat olduqlarına görə diqqətləri dağılır.

Toplantını konkret vaxtda bitirmək niyyətini bildirməklə siz:

● işçilərə qarşı nəzakətli davranış nümayiş etdirəcək, nəticədə, onların toplantıya daha çox maraq göstərməsinə nail olacaqsınız;

● toplantının gedişatını daha yaxşı izləyə biləcəksiniz: vaxtın yarısı keçibsə, müzakirənin də

yarısı bitmiş olmalıdır;

● daha peşəkar təsir bağışlayacaq, bütün toplantılara lazım olan nizam-intizamın yaranmasına nail olacaqsınız.

Toplantının müddətini əvvəlcədən dəqiq bilmək – onu idarə etməyi asanlaşdırır və

uğurlu nəticə ehtimalını artırır.

28

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

MÜZAKİRƏ EDİLƏCƏK MƏSƏLƏLƏRİN

ZAMANLAMASI

Planlaşdırılmış müddətdən mümkün qədər kənara çıxmamaq məqsədilə toplantının vaxt qrafikini və ya cədvəlini tərtib etmək barədə düşünün.

Məsələn, gündəliyin hər bir maddəsi, xüsusilə də əsas bölmə və mövzular üçün təxmini vaxt ayırın. Bu, müzakirəni istiqamətləndirməyə, sədr və iştirakçıların diqqətini isə hədəfə

yönəltməyə kömək edə bilər.

Hətta "Gəlin bu məsələni növbəti 20 dəqiqə ərzində aradan çıxarmağa çalışaq" deməklə

fikirlərin cəmlənməsinə psixoloji təsir göstərə bilərsiniz. Bu, həqiqətən də, işə yarayır.

Toplantının vaxt qrafikini və ya cədvəlini hazırlayın, çap edin və toplantının gedişatı boyunca mümkün qədər bu qrafikə əməl etməyə çalışın.

29

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

FİZİKİ MÜHİT

Toplantı otağı, yaxud onun keçiriləcəyi yer, məkan və mövcud avadanlıqlar da nəticəyə öz təsirini göstərir. Fiziki mühitlə bağlı bir çox çatışmazlıqlar ola bilər:

● çox kiçik otağa həddən çox insan toplaşanda hər kəs özünü narahat hiss edir, iştirakçılar dalğın olur və pəncərələrdən boylanırlar;

● narahat stullar da diqqəti cəmləməyə mane olur;

● əyani vəsait və ya vizual avadanlıqlar olmadıqda daha çox vaxt sərf edilir, məsələn, diaqramsız izah 2 dəfə çox vaxt apara bilər;

● qəlyanaltı və içki xidmətinin düzgün təşkil edilməməsi fasilələr yarada və gedişatı poza bilər...

...və sair və ilaxır; iştirak etdiyiniz toplantıların yeri, şəraiti və avadanlıqlarını yadınıza salın.

Buradan belə bir nəticə çıxarırıq ki, toplantılar:

● uyğun yerdə

● uyğun otaqda

● uyğun avadanlıq və əyani vasitələrlə keçirilməlidir və...

…bütün bunlar əvvəlcədən təşkil edilməlidir.

30

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTINI HARADA KEÇİRMƏLİ:

MÜƏSSİSƏ DAXİLİNDƏ?

Bəzən vacib toplantıları müəssisədən kənarda təşkil etmək lazım gəlir (bax: növbəti səhifə). Lakin əksər toplantıların müəssisə daxilində keçirilməsi mümkündür, sadəcə olaraq, aşağıda təsvir edildiyi kimi münasib bir otaq lazımdır:

● səssiz;

● mümkünsə, ayrıca toplantı otağı (məsələn, səskeçirməz divarları olan)

● kifayət qədər geniş;

● rahat (rahat quruluşa malik stul, masa və başqa mebellərlə təchiz edilmiş);

● normal temperaturu tənzimləmək üçün kondisionerli və ya açılan pəncərələri olan;

● münasib interyerə və ab-havaya malik: nə çox dəbdəbəli, nə də həddən artıq sadə;

● iştirakçıları və əyani vəsaitləri yaxşı görməyə imkan verən tərtibat; akustika da nəzərə alınmalıdır;

● elektrik yuvaları və işıqlandırma avadanlıqları ilə təchiz edilmiş, lakin telefon xətləri olmayan.

Düşünüb-daşınmadan "Gəlin toplantını Altayın otağında keçirək" deməyin. Ən münasib məkanın hansı otaq olacağı barədə düşünün və müvafiq planlaşdırma aparın.

Bəzi toplantılar virtual mühitdə keçirildikdə də eyni dərəcədə effektiv ola bilər (bax: səh. 105), lakin bu zaman da hər bir iştirakçı öz məkanını düzgün seçməli, səssizlik, danışıqların başqaları tərəfindən eşidilməməsi kimi amilləri nəzərə almalıdır.

31

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTINI HARADA KEÇİRMƏLİ:

MÜƏSSİSƏ DAXİLİNDƏ?

Daha ciddi və böyük toplantılar üçün birinci qərar: müəssisə daxilində, yoxsa müəssisədən kənarda keçirilməlidir?

Bəzi toplantıların müəssisədən kənarda keçirilməsi vacib şərtdir: belə toplantılara sərf edilən vaxt, çəkilən zəhmət və xərclərə dəyir. Məsələn, rəhbərliyin planlaşdırma toplantısını təşkil etmək və ona vaxt ayırmaq çətin ola bilər, lakin bu, çox vacib bir toplantıdır. Odur ki, müəssisə daxilində təşkil edildikdə

həftələrlə vaxt tələb edə biləcək belə bir toplantını sadəcə həftəsonunu ayırmaqla müəssisədən kənarda keçirmək və uğurla başa çatdırmaq daha məqsədəuyğun olar.

Əgər məqsədəuyğun bir qərardırsa və müsbət nəticələr əldə edilirsə, deməli, müəssisədən kənarda yaxşı bir məkan üçün çəkilən xərclər asanlıqla özünü doğruldur. Üstəlik, belə bir toplantı işçilər arasında ruh yüksəkliyi də yarada bilər. Aşağıdakı amilləri də nəzərə alaraq, müəssisədən kənarda hər hansı məkan ehtiyatla seçilməlidir: yer, xərclər, məkan və avadanlıqlar, gizlilik, mühit, xüsusi tələblərin diqqətə

alınması (məsələn, əyani vəsaitlər).

Bu zaman əldə etmək istədiyiniz nəticələr sizə istiqamət verməlidir (və bir də nəzərə alın ki, bəzi toplantıların müəssisədən kənarda keçirilməsi o demək deyil ki, bu toplantıların hər birini əyləncəyə çevirmək lazımdır).

32

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

BAŞLICA AVADANLIQ VƏ LƏVAZİMATLAR

Lazımi avadanlıq və ləvazimatların təchiz edilməsi diqqət yayındıran amillərin, yubanmaların qarşısını alır, işlərin problemsiz gedişatına kömək edir. Aşağıdakıların lazım olub-olmadığı haqqında düşünün:

● qələmlər/sadə karandaşlar;

● çay və qəhvə;

● su, stəkan;

● əyani vəsait və vizual

● vizit kartları;

avadanlıqlar.

…və daha böyük və daha rəsmi toplantılar üçün:

● kürsü;

● mikrofon.

Hər bir toplantı üçün

bu cür avadanlıq və

ləvazimatların yoxlama

siyahısını hazırlasanız,

toplantınızın gedişatına

heç kim "Bağışlayın,

sadə karandaşınız varmı?"

sualı ilə mane olmaz.

33

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TEXNİKİ AVADANLIQLAR

Müxtəlif avadanlıqlar lazım ola bilər. Hər zaman nəzərinizdə olsun:

● toplantı başlamamışdan əvvəl bütün avadanlıqları sınaqdan keçirin və uyğun gəlməyənləri əl altında saxlamayın (məsələn, toplantı zalındakı notbuka uyğun gəlməyən proyektor kabeli və s.);

● sədr toplantının necə keçiriləcəyini / müzakirələrin necə aparılacağını izah etməlidir;

● avadanlıqları (ekranı və s.) elə yerləşdirin ki, hər bir iştirakçı görə, eşidə, bir sözlə, toplantıdan hərtərəfli şəkildə yararlana bilsin;

● lüzumsuz qeydlərin aparılmasını minimuma endirmək üçün slaydların nüsxələrinin verilib-verilməyəcəyini dəqiqləşdirin.

Unutmayın ki, avadanlıqlar, sadəcə olaraq, toplantının gedişatını asanlaşdıran

köməkçi vasitələrdir. Texnologiya aparıcı rol oynamamalı və ya diqqəti toplantının əsas mövzusundan və müzakirə edilən məsələlərdən yayındırmamalıdır.

34

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ƏYANİ VƏSAİTLƏR

Əyani vəsaitlərin bir çox toplantılardakı

rolu danılmazdır.

Onlar…

● başa düşməyə

● deyilənlərin

kömək edir;

təsvirini verir;

● diqqəti cəmləşdirir;

● tempi artırır.

…kiminsə çatdırmaq istədiyi mesajlar

üçün nümunə rolunu oynayır.

Əyani vəsaitlər bütün iştirakçılara paylanan çap

materiallarından başlamış, kompüterdə hazırlanan

slaydlara qədər fərqli formalarda ola bilər..

Əyani vəsaitlərlə bağlı üç qayda:

● az da olsa, əyani vəsaitdən istifadə edin (onlar, həqiqətən də, əhəmiyyət kəsb edir);

● materialları diqqətlə hazırlayın (materiallar oxunaqlı və aydın olmalıdır);

● bütün avadanlıqları yoxlayın (və bir də yoxlayın): göstərəcəyiniz qrafikin mürəkkəb rəqəm və əmsalları əyani şəkildə aydınlaşdıracağını elan edib, sonra isə onları göstərə

bilməmək hədsiz dərəcədə xoşagəlməz bir vəziyyət yaradır.

35

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ƏYANİ VƏSAİTLƏR

HANSI VƏSAİTLƏRDƏN İSTİFADƏ EDƏ BİLƏRSİNİZ?

● Vərəqli lövhələr: istifadəsi asandır, elektrik enerjisi tələb etmir, hazırlanmış materialları nümayiş etdirmək və ya müzakirələr zamanı əsas məqamları qeyd etmək üçün adi lövhə

kimi istifadə edilə bilər.

● "Ağıllı" lövhə: faktiki olaraq elektron lövhədir; onların hamısı bir-birindən cüzi fərqlənir və rahat istifadə edə bilmək üçün əvvəlcədən bir az məşq etmək lazımdır.

● Masaüstü təqdimat alətləri: vərəqli lövhələrin bütün üstünlüklərinə malikdir, lakin portativdir, yalnız daha kiçik qruplarda istifadə ediləcək ölçüdədir.

● Ağ lövhələr: köhnə qara lövhələri əvəz edir. Vərəqli lövhələrdən fərqli olaraq, vərəqi çevirib əvvəl yazılanlara istinad etmək mümkün olmur, eyni zamanda unutmayın ki, uyğun qələmlərdən istifadə etməlisiniz, əks halda, yazılanları silmək mümkün olmayacaq!

● Məlumatlandırıcı materiallar: bəlkə də, ən asan istifadə edilən əyani vəsaitdir, həm əvvəlcədən paylanması mümkündür, həm də hər kəsin gözü qabağında olur. Hamı eyni anda materiallara baxa bilir.

Əyani vəsaitlərin seçimi toplantının xarakterindən və ölçüsündən, eyni zamanda iştirakçıların hansı vəsaitləri daha rahat istifadə edə bilməsindən və başa düşməsindən asılıdır.

36

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ƏYANİ VƏSAİTLƏR

"POWERPOINT" KABUSU

Hamımız nə vaxtsa əyləşib sanki bitib-tükənməyəcək "PowerPoint" slaydlarını seyr etmək məcburiyyətində qalmışıq. Əlbəttə, slaydlar həm faydalı, həm də rahat istifadə olunan əyani vəsaitlərdir (Təşəkkürlər, "Microsoft"!), lakin riskləri də vardır. Aşağıdakıları yadda saxlayın:

● həddən çox slayd hazırlamayın;

● hər bir slayda həddən çox məlumat daxil etməyin;

● sənədlərdən götürdüyünüz səhifələrin üzərində işləmədən birbaşa slaydlara çevirməyin (əks təqdirdə, slaydlar həddən çox "dolu" olur);

● mövzu ilə əlaqəsi aydın olmayan mənasız şəkillər əlavə etməyin;

● slayd üzrə müzakirəniz bitdikdən sonra onu uzun müddət proyektorda açıq saxlamayın (kompüterdə "B" düyməsini basın, ekran sönsün).

"PowerPoint"dan istifadə zamanı yol verilən ən böyük səhvi siz də təkrarlamayın: nəzərlərinizi iştirakçılardan yayındırıb uzun mətni ekrana baxa-baxa üzündən oxumayın. İnsanlar fikrən yeddi dəfə daha sürətlə oxuyurlar; bu fakta əhəmiyyət verməmək insanları əsəbiləşdirir və qeyri-peşəkar bir görüntü yaradır.

Bu səhvlər texnologiyanın fəaliyyəti idarə etməsindən irəli gəlir; slaydın kontekstdəki əsas rolunu düzgün müəyyənləşdirməyə çalışın.

37

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

ƏYANİ VƏSAİTLƏR

ƏSAS QAYDALAR

● Sadə məzmun hazırlayın.

● Sözlərin sayına məhdudiyyət qoyun.

● Mümkün olduqca, diaqram, qrafik və illüstrasiyalardan istifadə edin; əyani vəsait olmadan heç vaxt rəqəmlərlə işləməyə və ya izah etməyə çalışmayın.

● İstifadə etdiyiniz vəsaitlərə canlılıq qatın: maraqlı olması üçün rəng və cəlbedici dizayndan istifadə edin.

● Vəsaitlər toplantının gündəliyinə uyğun olmalıdır.

● Bütün vəsaitlər deyilənlərlə üst-üstə düşməlidir.

● Onları mövzu ilə əlaqələndirin ki, iştirakçıların nəzərlərini cəlb etsin.

● Hər şeyin oxunaqlı olmasına diqqət yetirin: asanlıqla ayırd edilməyən rəng və

qrafiklərdən istifadə etməyin.

● Bu və ya digər əyani vəsait diqqəti mövzudan yayındırmamalıdır (fikrinizi çatdırdıqdan sonra onları kənarlaşdırın).

● Nüsxələrin nə zaman təmin ediləcəyini və ya ümumiyyətlə, təmin edilməyəcəyini bildirin ki, lüzumuz köçürmələrin qarşısını ala biləsiniz.

38

"Yüz dəfə eşitməkdənsə, bir dəfə görmək yaxşıdır" deyimində həqiqət var.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

TOPLANTIDAN ƏVVƏL TOPLANTI

Toplantılar barədə ən vacib həqiqətlərdən biri budur ki, işin böyük hissəsi, faktiki olaraq, toplantı baş

tutmamışdan əvvəl tamamlanır.

Başqa sözlə desək, məhz ara-sıra keçirilən iki və ya üçnəfərlik qeyri-rəsmi yığıncaqlar real toplantılara əsaslı təsir göstərir – belə yığıncaqlarda həmsöhbətlər işlərin arzu etdikləri şəkildə gerçəkləşməsini müzakirə edir və günün gedişatına uyğun olaraq ortaq strategiyalar planlaşdırırlar.

Bu o deməkdir ki, siz:

● belə amillərə heç vaxt barmaqarası yanaşmamalı və ya başqalarının bu cür amillərdən yararlanmayacağını zənn etməməlisiniz;

● belə lazımlı "ittifaq"lar qurmaq üçün vaxt ayırmalısınız;

● başqa belə "ittifaq"ların mövcudluğunu büruzə verən əlamətləri izləməli, bu "ittifaq"ların toplantıya təsirini əvvəlcədən təxmin etməli və müvafiq planlaşdırma aparmalısınız;

● unutmayın ki, həm gizli (mövcudluğu bəlli olmayan), həm də göz önündə olan "ittifaq"lar işinizə

yaraya bilər (hərçənd insanların belə müzakirələr apardığınızdan xəbərdar olduğunu güman etmək daha məntiqli ola bilər).

Ümumiyyətlə, qeyri-rəsmi ünsiyyət, dedi-qodu və ya söz-söhbət şəbəkəsindən toplantıya fəal şəkildə hazırlaşmaq üçün istifadə edə bilərsiniz.

39

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

VAXTINDA BAŞLAMAMAĞIN FƏSADI

Təsəvvür edin ki, toplantı səhər saat 10-a təyin edilib. İşçilər toplaşmağa başlayırlar, təyin edilən vaxt gəlib çatır, amma hələ hər kəs gəlib çıxmayıb. Gözləyənlər gecikənlərə "daha beş dəqiqə vermək"

qərarına gəlirlər, qəhvələr süzülür, müxtəlif qruplar arasında fərqli və toplantıya aidiyyəti olmayan mövzularda (çox güman ki, o qədər də faydalı olmayan) müzakirələr başlayır. Vaxt ötür və təyin edilmiş

vaxtdan 15 dəqiqə sonra, nəhayət, toplantı başlayır, bir nəfər isə hələ də gəlməyib. Toplantı iştirakçıları əsas mətləbə keçəndə gecikən işçi gəlib çıxır və üzrxahlıq edir. Həmin işçiyə qısa xülasənin verilməsi daha 5 dəqiqə vaxt aparır və toplantı yenidən başlayır. Yəqin ki, bu səhnə sizə tanışdır.

Belə bir toplantıda, deyək ki, 8 nəfər iştirak edirsə, asanlıqla "8 dəfə yarım saat" itirmək mümkündür, bu isə adambaşına 4 iş saatı deməkdir.

Toplantılara gec başlamaq qeyri-mütənasib vaxt

itkisinə səbəb olur, bu vəziyyət isə punktuallığı ilə

fərqlənən əksər insanları hiddətləndirə bilər.

Nəticədə, iştirakçılar toplantıya pozitiv

əhvali-ruhiyyə ilə deyil, əsəbi halda

başlamalı olurlar.

40

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

VAXTINDA BAŞLAMAĞIN ÜSTÜNLÜYÜ

Bu cümləni xüsusilə vurğulamağa dəyər:

Toplantılara hər zaman vaxtında başlayın.

Yeni başlayanda bir az çətin və ya sıxıntılı ola bilər, amma yaxşı vərdişlər aşılamağın və

insanların vaxtına hörmətlə yanaşmağın yeganə yolu budur. Şirkət və ya şöbənin yeni əməkdaşısınızsa, elə əvvəldən toplantıya vaxtında başlayın və bu cür də davam edin.

Qoyun hamı belə desin: "Yaxşı olar ki, Saranın toplantılarına gecikməyəsiniz".

Cəhd etməyə dəyər.

Beləliklə, iki qaydaya əməl etməlisiniz:

● iştirakçısınızsa, punktual olun;

● toplantını siz aparırsınızsa, özünüz də punktual olun və VAXTINDA BAŞLAYIN!

41

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN ƏVVƏL

MÜNTƏZƏM TOPLANTILAR

"Bu toplantını niyə keçiririk?"

"Sonuncu toplantıdan düz bir ay keçir".'

Hər hansı toplantını müntəzəm şəkildə,

məsələn, hər həftə və ya hər ay keçirməyə

başlamamışdan əvvəl uzun-uzadı və ətraflı

düşünmək lazımdır. Özünüzdən soruşun:

● Toplantıları hansı müddətdən bir keçirmək məqsədəuyğun olar?

● İldə neçə toplantı tələb olunur (çox vaxt 9 və ya 10 toplantı yetərli olduğu halda, hər ay toplantı keçirilir; 9 və ya 10 toplantı yetərli olmaya bilər, amma vaxta qənaət edə bilərik)?

● Toplantıları hansı vaxtlara təyin etmək daha əlverişli olar (məsələn, ilin müəyyən vaxtlarında daha çox, qalan vaxtlarında isə nisbətən az)?

Yaxşı olar ki, toplantıların sayı qərarlaşdırıldıqdan sonra onların vaxtı əvvəlcədən təyin edilsin: deyək ki, növbəti 6 ay və ya hətta 1 il üçün planlaşdırılmış toplantıların tarixlərini dəqiqləşdirə bilərsiniz. Bu üsul (işçiləri bir yerə toplamaq zərurəti ilə əlaqədar olaraq) gündəliklərin tez-tez dəyişdirilməsinin də

qarşısını alır. Sonradan vacib olmadığını düşündüyünüz toplantını istənilən vaxt ləğv edə bilərsiniz.

42

Toplantıların lüzumsuz yerə keçirilməsinə heç vaxt izin verməyin.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

(vә müzakirәnin idarә edilmәsi)

İştirakçılar və sədrlik edənlər üçün məsləhətlər

43

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

SÜKANI İDARƏ EDƏN QƏTİYYƏTLİ ƏL

Hər bir toplantıya məsul bir şəxs lazımdır. Toplantının sədri hər hansı işçi ola bilməz, o bu işin öhdəsindən gələ bilən birisi olmalıdır. Növbəti səhifələrdə də görəcəyik ki, sədr toplantının uğurlu keçməsində vacib rol oynayır.

Düzgün idarə edilən toplantının üstünlükləri aşağıdakılardan ibarət ola bilər:

● bütün iştirakçıların diqqəti məqsədlərə yönəlir;

● daha konstruktiv müzakirələr gedir;

● qərar qəbul edilməzdən əvvəl ətraflı təhlil və qiymətləndirmə aparılır;

● gündəmdəki (mübahisəli) məsələ müzakirələrdə hərtərəfli şəkildə öz əksini tapır;

● prosedurlar daha işgüzar səciyyə daşıyır, hətta mübahisəli məsələlərin müzakirəsi belə daha təmkinlə aparılır.

Yaxşı sədr toplantını aparır, müzakirəni idarə edir, məqsədlərin yubanmadan, effektiv və səmərəli şəkildə, vaxt itkisinə yol vermədən həyata keçirilməsini təmin edir.

44

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

TOPLANTI SƏDRİNİ DÜZGÜN SEÇİN

Sadalanan cavabdehliklər açıq-aşkar göstərir ki, toplantı sədrinin düzgün seçilməsi böyük əhəmiyyət kəsb edir.

Yaxşı sədr olmadan toplantının – hətta ikinəfərlik

toplantıların belə – problemsiz

keçməsi mümkün deyil.

İstənilən toplantıya

başlamamışdan əvvəl

sədrin düzgün seçilməsi

və onun bütün iştirakçılar

tərəfindən məsul şəxs

kimi qəbul edilməsi

vacib şərtdir. Təbii ki,

hər kəs öz münasibətini

bildirə bilər, lakin konkret

bir qaydanın tətbiqi proses

boyunca öz müsbət təsirini

45

göstərəcək.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

İKİ ƏSAS QAYDA

Cavabdehliklərinin həcmindən asılı olmayaraq,

toplantı sədri iki əsas qayda təyin

etməli və onlara əməl etməlidir:

1. Eyni anda yalnız bir

iştirakçı danışmalıdır.

2. Kimin danışacağını

sədr müəyyən etməlidir.

Bu iki qaydaya əməl

etmək kifayətdir:

qalan məsələlər

öz axarına düşəcək.

46

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

SƏDRİN CAVABDEHLİKLƏRİ

Toplantıya sədrlik vacib vəzifədir. Sədrlər bu vəzifə barədə aydın təsəvvürə malik olmalı, lazımi bacarıqları öyrənməli və məşq etməlidirlər. Bunun üçün bir qədər araşdırma aparmağa dəyər.

Toplantını idarə edən şəxs:

● iştirakçıların hörmətini qazanmış olmalı;

● müvafiq sənəd və materialları oxuyaraq, "məsuliyyəti öz üzərinə götürməsinə" kömək edəcək hər hansı lazımi tədbirləri görərək toplantıya hazırlıqlı gəlməli (həmçinin iştirakçıları da hazırlaşmağa təşviq etməlidir ki, onlar müzakirə olunan məsələ ilə bağlı düşünülmüş və daha konkret fikirlər irəli sürə bilsinlər);

● punktual olmalı;

● vaxtında başlamalı;

● inzibati işlərin düzgün təşkil edilməsini təmin etməli (məsələn, içki və qəlyanaltılar, protokolların tərtib edilməsi və s.);

● istifadə edilən hər hansı texnoloji avadanlığa görə məsuliyyəti ya şəxsən öz üzərinə

götürməli, ya da başqasına həvalə etməlidir ki, hər hansı problem yarananda nə

etməli olduğunu dəqiq bilsin.

47

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

SƏDRİN CAVABDEHLİKLƏRİ

Sədr:

● toplantıya düzgün giriş verməli və gündəliyə əsaslanmalı;

● lazım gələrsə, iştirakçıları təqdim etməli və əlbəttə ki, birinci növbədə, özü kimin kim olduğunu bilməli (bəzi toplantılarda vizit kartları köməyə çatır);

● qaydaları təyin etməli;

● müzakirəni və iştirakçı tiplərini (çoxdanışan, sakit, mübahisəçi və s.) idarə etməli;

● lazım gələrsə, fəal iştirakı təşviq etməli;

● aydınlaşdırma məqsədilə suallar verməli (bu, vaxta xeyli qənaət etməyə imkan verə

bilər – qaranlıq məqamları hər zaman dərhal sual verərək aydınlaşdırmaq lazımdır; toplantı yanlış anlaşılma ilə davam edərsə, sonradan aydınlaşdırmaq daha çox vaxt aparacaq və sədr geriyə qayıdıb xülasə verməli və həmin hissəni yenidən izah etməli olacaq);

● hər kəsin öz sözünü/fikrini söyləməsinə imkan yaratmalı;

● əsas mətləbdən uzaqlaşmağa izin verməməlidir.

48

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

SƏDRİN CAVABDEHLİKLƏRİ

Sədr:

● hər kəsi diqqətlə dinləməli, "Amma siz demişdiniz ki..." ilə başlayan mübahisəli məsələləri həll etməli;

● saatı izləməli və vaxtın məhdud olduğunu iştirakçılara xatırlatmalı;

● lazım gələrsə, aydın və qısa xülasə verməli (bu isə, adətən, müntəzəm şəkildə tələb olunur);

● qərarların faktiki olaraq qəbul edilməsini, razılaşdırılmasını və protokollaşdırılmasını təmin etməli;

● iştirakçıların məyus, hiddətli, emosional reaksiyalarını idarə etməli;

● söylənən fikirləri ümumiləşdirməli, toplantını yekunlaşdırmalı, son sözü söyləməli və

növbəti toplantı ilə bağlı bəzi xəbərdarlıqları etməli (məsələn, növbəti toplantı tarixinin təyin edilməsi çox vaxt yaddan çıxır);

● toplantıdan sonra hər hansı tədbirin görülməsinə nəzarət etməli (vaxt itkisinə səbəb olan daha bir amil işçilərin hazırkı toplantıya əvvəlki toplantıda vəd etdikləri işləri görmədən gəlmələridir);

● bütün bunları səbirlə, xoş niyyətlə, yumorla və ayrı-ayrı fərdlərə hörmət çərçivəsində

49

yerinə yetirməlidir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

YAXŞI BAŞLANĞIC

"İlk təəssürat önəmlidir" cümləsi klişe kimi səslənə bilər, lakin çox doğru və vacib bir fikirdir. Məsələ burasındadır ki, ilk təəssürat yaratmaq fürsəti əlimizə yalnız bir dəfə düşür.

Çalışın ki, toplantıya başlayanda:

● pozitiv əhvali-ruhiyyədə olasınız;

● məqsəd və prosedurları aydın izah edəsiniz;

● səlahiyyətinizi və cavabdehliyinizi düzgün çatdıra biləsiniz;

● mövzuya uyğun bir ab-hava formalaşdırasınız;

● iştirakçılarda maraq və entuziazm yaradasınız;

● iştirakçıları dərhal "işgüzar rejim"ə kökləyəsiniz.

Effektiv bir başlanğıc sonrakı gedişatın uğurlu olacağı ehtimalını artırır.

50

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

MÜZAKİRƏNİN TƏŞVİQ EDİLMƏSİ

Toplantılar mümkün qədər qısa olmalıdır. Lakin bu, müzakirələrin lazımi qaydada aparılmasına və iştirak edən hər kəsin öz fikrini söyləməsinə mane olmamalıdır, əks halda, qərarlar natamam məlumat əsasında qəbul edilə bilər.

Bəzən iştirakçıların bir qismi öz fikrini bildirməyə çəkinir, halbuki onların söylədikləri qəbul ediləcək qərarlara əsaslı təsir göstərə bilər. Belə halların müxtəlif səbəbləri vardır:

● rədd edilmək qorxusu;

● başqalarının – ola bilsin ki, daha yüksək vəzifəli işçilərin təzyiqi;

● hazırlıqsızlıq;

● məsələlərin tam başa düşülməməsi.

Yaxud bəziləri, sadəcə olaraq, yetərincə həvəsləndirilmədikləri üçün müzakirələrdə fəal iştirak etmirlər.

Beləliklə, burada əsas şərt öz fikrini bildirməyə çəkinən iştirakçıları müzakirələrə qoşulmağa həvəsləndirməkdən ibarətdir.

Toplantının sədri iştirakçılardan fikirlərini soruşmalı və bunu elə şəkildə etməlidir ki, 51

onlar öz səmimi fikirlərini söyləməyə və düşünülmüş cavablar verməyə həvəslənsinlər.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

SUALLAR NECƏ VERİLMƏLİDİR?

Toplantı sədri istiqamətləndirici suallar verməməlidir. Əgər o: "Məncə, bu, əla təklifdir, siz necə düşünürsünüz?" deyirsə və xüsusilə də sədrlik edən şəxs yüksək vəzifəli birisidirsə, iştirakçılar, çətin ki, onunla razılaşmasınlar.

Sədr hansı sual formalarından istifadənin daha məqsədəuyğun olması barədə düşünməlidir: Açıq suallar

Açıq suallara "bəli" və ya "xeyr" cavabı vermək mümkün deyil. Belə suallar, bir qayda olaraq,

"kim, nə, niyə, harada, nə vaxt, necə" və s. kimi sual əvəzlikləri ilə başlayır, yaxud "Bizə ...

haqqında fikrinizi bildirə bilərsinizmi?" şəklində olur. Açıq suallar vermək – insanları danışdırmağın ən yaxşı yoludur.

Qapalı suallar

Qapalı suallara "bəli" və ya "xeyr" cavabı verilir, məsələn, "Sizcə, bu, məntiqli fikirdirmi?"

Sualın hansı formada verilməsi cavaba təsir edir. Tələb olunan sadəcə bir "bəli"

cavabıdırsa, qapalı sual kifayət edər, əks halda, açıq suallar üstünlük təşkil etməlidir.

52

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

FİKİR ÖYRƏNMƏYİN 6 ÜSULU

1. Ümumi sual – bütün iştirakçılara ünvanlanmış bir sualdır, başlamaq üçün əlverişli seçimdir.

2. Ümumi/istiqamətləndirilən sual – hər kəsi düşünməyə təşviq etmək üçün əvvəlcə bütün iştirakçılara ünvanlanır, sonra isə ilk şərhi eşitmək üçün yalnız bir fərdə istiqamətləndirilir:

"Altay, bəs siz bu haqda nə düşünürsünüz? Fikrinizi bildirin, zəhmət olmasa".

3. Bir iştirakçıya istiqamətləndirilən sual – fərdi cavab almaq, yaxud bu və ya digər iştirakçının fikrinin düzgün anlaşıldığını dəqiqləşdirmək üçün verilir.

4. Ritorik sual – cavab tələb etməyən, lakin düşünməyə təşviq edən, hansısa məqamı vurğulayan, lakin məqsədəuyğun olduqda, sədrin özünün cavablandırdığı sualdır.

5. Yenidən istiqamətləndirilən sual – sədrdən soruşulan və yenidən iştirakçılara istiqamətləndirilən sualdır: "Yaxşı sualdır, bəs bu barədə nə düşünürük?"

6. Düşündürücü sual – daha əvvəl soruşulmuş suala verilən cavaba əsaslanır və hər kəsə

ünvanlanır: "Deməli, Sara həddən artıq baha başa gələcəyini düşünür. Bəs başqa hər hansı problem varmı?’

Müzakirəni təşviq etmək nəzarət qədər vacibdir, əks halda, toplantının ümumi müvazinəti pozula və nəticədə, effektivliyi azala bilər.

53

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

BÜTÜN SUALLAR CAVABLANDIRILMALIDIR

Yaxşı suallar vermək, əlbəttə ki, vacibdir, lakin iştirakçılar dərhal cavab verməyə bilərlər.

1. Bir daha soruşun – təkid edin, sualı başqa formada və ya fərqli sözlərlə ifadə edin (sualın başa düşülməmə ehtimalı hər zaman var). Fikir hər kəsə aydın olmalı və iştirakçılar cavab verməyin həqiqətən vacib olduğunu başa düşməlidirlər.

2. Səssizlikdən istifadə edin – çox vaxt sualdan sonra yaranan qısa səssizlik belə, narahatlıq doğurur. Belə hallarda toplantı sədri sualı səsləndirməyə davam etməli, başqa bir iştirakçıya yönəlməlidir.

Cavab almaq istəyirsinizsə, səbirli olun və gözləyin. Bir halda ki iştirakçının fikrini öyrənmək sizin üçün vacibdir, düşünmək üçün ona vaxt verməyə hazır olduğunuzu göstərin. Hətta cəmi bir neçə saniyə artıq gözləməklə iştirakçıdan cavab ala bilərsiniz; sadəcə, bir azca səbirli olmaq lazımdır. Bəlkə də, soruşulan məsələ haqqında bir neçə saniyə düşünməyə dəyər.

Həddən artıq tələskənlik etməklə çox vacib ola biləcək fikirləri əldən buraxmayın.

54

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

DİQQƏTİ ƏSAS MÖVZUYA YÖNƏLDİN

Uğurlu toplantı hər kəsin diqqətinin cəmlənməsini tələb edir. Kənar müdaxilələr iştirakçıların diqqətini yayındıra bilər! Mesajlar, mobil telefonlar ("Üzr istəyirəm, bu zəngə/mesaja cavab verməliyəm") və ya, sadəcə olaraq, ikram edilən çay və qəhvə – bütün bunlar prosesi gecikdirir və fikirləri yayındırır. Belə müdaxilələrin təsirini mümkün qədər azaltmaq üçün:

● mobil telefon, planşet və kompüterlərdən istifadə qaydaları müəyyən edilməli, toplantının məqsədlərinə xidmət etmədiyi və ya zəruri olmadığı təqdirdə, bu cihazlar söndürülməlidir;

● daha uzun toplantılarda fasilələr təşkil edilməlidir ki, iştirakçılar bu fasilələr ərzində

telefonlarını yoxlaya, mesaj və ya zənglərə cavab verə bilsinlər;

● içki və qəlyanaltılar əvvəlcədən müəyyən nizamla təşkil edilməlidir;

● toplantıda iştirak etməyən şəxslərə (kommutator operatorları və katib(ə)lər də daxil olmaqla) lazımi təlimat verilməlidir.

Nəhayət, diqqət yayındıran müdaxilələr varsa, onlarla "yarışmayın", bitməsini gözləyin.

Bütün iştirakçıların diqqətinin toplantıda olmasını təmin edin.

55

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

YARADICI YANAŞMANI TƏŞVİQ EDİN

Uğurlu toplantılar iştirakçılardan yaradıcı

yanaşma tələb edir. Belə toplantılar:

● düşünməyə həvəsləndirməli

("iki baş bir başdan yaxşıdır");

● yeni ideyalar formalaşdırmalı;

● vəziyyətə yeni baxış formalarını üzə çıxarmalı;

● dəyişikliyi təşviq etməli;

● yenilikçi həll yollarını gözdən keçirməli;

● problemləri həll etməlidir.

Bununla belə, yeni ideyalar hadisələrin arzu olunmayan

məcrada inkişafına təkan verə bilər. Toplantı sədri iştirakçıların mühakimə yürütməsinə imkan verməyib, yad ideyalara fürsət yaradarkən ehtiyatlı olmalıdır. Müzakirələrin "qiymətləndirmə

balları" ətrafında dövrə vurmasına, "Sizin fikriniz yaxşı deyil, mənim daha yaxşı fikrim var" cümlələri ilə davam etməsinə

imkan verməyin.

Yaradıcı yanaşma düzgün təşviq edilməli, ideyalar isə

konstruktiv şəkildə qiymətləndirilməlidir.

56

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

ZİDDİYYƏTİN SƏBƏBLƏRİ

İşçilərin vəzifə üzrə funksiyaları və məqsədləri əksər hallarda fikir ayrılıqlarına gətirib çıxarır, bu isə öz növbəsində, ziddiyyətin yaranmasına səbəb ola bilir. Üç əsas sahədə çalışan əməkdaşların eyni amillərə necə fərqli yanaşa biləcəklərinə dair nümunələrə baxaq: Maliyyə İstehsal Marketinq

Məqsəd Cəlb edilmiş kapital üzrə Xərc/istehsal Bazarda mənfəətli gəlirin təhlükəsizlik, nisbətinin satışın maksimum inkişaf və rentabelliliyi optimallaşdırılması. dərəcədə artırılması.

təmin etməsi.

Əməliyyat dövrü Əsasən, keçmiş dövrə aid: Əsasən, indiki dövrə Əsasən, gələcək dövrə aid: nəticələrin təhlili və xüsusilə də bazara reaksiya müəyyən qədər proqnoz. 3 növbəli iş müddətinə hazırlıq.

rejimində istehsalı.

İstiqamət Əsasən, daxilə doğru: Əsasən, daxilə Əsasən, xaricə doğru: şirkətin daxili doğru: işçi heyəti müştərilər, paylaşdrıma nəticələrinə yönəlmişdir. üçün zavod şəraitinə və rəqabətə yönəlmişdir.

57

yönəlmişdir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

ZİDDİYYƏTİN SƏBƏBLƏRİ

Maliyyə İstehsal Marketinq Məqsəd Cəlb edilmiş kapital üzrə Xərc/istehsal Bazarda mənfəətli gəlirin təhlükəsizlik, inkişaf nisbətinin satışın maksimum və rentabelliliyi təmin optimallaşdırılması. dərəcədə artırılması.

etməsi.

Əməliyyat dövrü Əsasən, keçmiş dövrə aid: Əsasən, indiki dövrə Əsasən, gələcək dövrə

nəticələrin təhlili və aid: xüsusilə də aid: bazara reaksiya müəyyən qədər proqnoz. 3 növbəli iş müddətinə hazırlıq.

rejimində istehsalı

davam etdirmək.

İstiqamət Əsasən, daxilə doğru: Əsasən, daxilə doğru: Əsasən, xaricə doğru: şirkətin daxili işçi heyəti üçün müştərilər, paylaşdrıma nəticələrinə yönəlmişdir. zavod şəraitinə (distribusiya) yönəlmişdir. və rəqabətə yönəlmişdir.

Belə fərqlər, sadəcə, insanların xarakterindən irəli gəlmir, əgər onlar öz işlərinin lazımi nəticələri verməsini istəyirlərsə, bu fərqləri nəzərə almalıdırlar. Ziddiyyətin harada yarana 58

biləcəyini anlamaq – onun həllinə doğru atılan birinci addımdır.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

Məsələyə yanaşma tərzi və irəli sürdükləri fikirlərdən asılı olmayaraq, bəzi insanlar toplantı-

larda qarşılıqlı ünsiyyət zamanı, əsas etibarilə, konstruktiv mövqe nümayiş etdirirlər. Bəziləri isə, sözün əsl mənasında, çətin insanlardır. Ən çox rast gəlinən 6 fərqli xarakterlə tanış olun: ÇOX DANIŞIB ÖZÜNÜ GÖSTƏRMƏYİ SEVƏNLƏR

Diqqət çəkmək istəyir, mövzuya hədsiz həvəslə yanaşır, şəxsi səriştəsini nümayiş etdirmək üçün başqalarına söhbətə qoşulmağa imkanı vermir və yalnız özləri danışırlar.

Tədbir

İlk növbədə, bu iştirakçının sözünü nəzakətlə kəsib, araya girmək lazımdır: istənilən fürsətdən istifadə edə bilərsiniz, hətta nəfəs dərmək üçün verilən qısa pauzadan belə. Yaxşı olar ki, xoş

bir sözlə və ya təşəkkür edərək bu iştirakçını dayandırasınız. Sonra isə yeni bir "başlanğıc nöqtəsi" müəyyən edərək sözünüzə davam edin və "topu başqasına ötürün". Ümumi danışa –

"Görək başqaları bu haqda nə düşünür..." – və ya konkret bir sual verə bilərsiniz: "Altayın dedikləri xərc məsələsini ortaya çıxarır. Sara, bəs sizcə, nə qədər xərc tələb oluna bilər?"

Toplantı sədri belələrinin vaxtı hədər yerə sərf etməsinə imkan verməməli və

bu cür boşboğazlıqların ardında gizlənən səbəbi başa düşməlidir.

59

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

BOŞBOĞAZLAR

Həddən çox danışan insanların daha hiyləgər

niyyətləri ola bilər; onlar başqalarının "səsini

batırmağa" çalışaraq öz fikirlərini yeritməyə

daha çox və hədər yerə vaxt sərf edə bilərlər.

Tədbir

Burada toplantının vaxt cədvəli və yaxşı

nizam-intizam köməyinizə gələcək. Əks

təqdirdə, yenə də müdaxilə etmək, söhbəti

ümumiləşdirmək və ya iştirakçıdan söhbəti

ümumiləşdirməyi xahiş etmək, yaxud cavabın

yalnız konkret bir məqama yönəlməsini xahiş

etmək lazım gələ bilər: "Mövzunun daha da

dərinliyinə getməzdən əvvəl sadəcə bu hissə ilə

bağlı fikrinizi ümumiləşdirə bilərsinizmi?" Sədr

söhbətə nəzarəti yenidən ələ aldıqdan sonra

sözü toplantının istənilən iştirakçısına ötürə bilər.

60

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

ƏSRARƏNGİZ VƏ SƏSSİZ İŞTİRAKÇILAR

Çoxdanışanlar qədər səssiz iştirakçıları da idarə etmək

çətindir, xüsusilə də onların fikirlərinin dəyərli ola

biləcəyini bildiyiniz zaman. Belə iştirakçılar utancaq,

çəkingən, laqeyd, təcrübəsiz ola və ya fikirlərini

söyləyəcək qədər özünəinamlı olmaya bilərlər.

Tədbir

Bu halda, ən yaxşı üsul sual verməkdir. Onların

müzakirələrə rahatlıqla qoşula bilməsi üçün asan

suallardan başlayın və lazım gələrsə, özlərinə inamı

artırmaq üçün müəyyən şərhlər verin.

Əgər fikir yürüdə bilir, lakin danışmamağa üstünlük

verirlərsə, çətin, yaxud bir qədər sərt səslənən tam

konkret və ya məqsədyönlü sual verin. Alternativ

olaraq, yardım istəyə bilərsiniz: "Sara, təcrübənizi nəzərə alsaq, düşünürəm ki, bu haqda yaxşı

məsləhətlər verə bilərsiniz. Nə düşünürsünüz?"

(bəli, bir az eqonu oxşamaq faydalı ola bilər).

61

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

AYRICA TOPLANTI KEÇİRƏNLƏR

Pıçıltı bir yandan konstruktiv ola (müzakirənin ağla gətirdiyi bir fikir), digər yandan isə iştirakçının mövzunu başa

düşməməsindən, yaxud mövzunun darıxdırıcı olmasından,

hətta gizli bir planın hazırlanmasından xəbər verə bilər.

Tədbir

Toplantıya qısa bir ara verib səssizlik yaradaraq

söhbəti təcrid etmək mümkündür və sadəcə bu,

pıçıltını dayandırmağa kifayət edə bilər. Sual

verərək hansısa problemin olduğunu və ya

nəyinsə aydın olub-olmadığını müəyyən edə

bilərsiniz. Əgər aydın olmayan bir şey varsa,

məsələni izah etmək məqsədilə mövzudan

kənara çıxmaq məqsədəuyğun olar.

Beləliklə, "eyni anda yalnız bir iştirakçı

danışa bilər" qaydasına əməl olunmalıdır.

62

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

DEYİNGƏNLƏR

Daim giley-güzar edən və haqsızlığa məruz qaldıqlarını düşünən insanlar da var. Belələri öz fikirlərində haqlı ola bilərlər, amma toplantı bu cür "şikayətləri" aydınlaşdırmaq üçün çətin ki, münasib yer hesab olunsun. Deyingənlər çox

vaxt günahı toplantının başqa bir iştirakçısının

üzərinə atmağa çalışırlar.

Tədbir

Qeyri-müəyyən şikayətlərin hər hansı real

əsasının olub-olmadığını

yoxlamalısınız. Həmin şəxsdən öz

fikrini konkret ifadə etməyi xahiş edin,

toplantının məqsədini xatırladın,

mövzudan yayınmamağın vacib

olduğunu vurğulamaq üçün toplantı

iştirakçılarının təsdiqini alın.

Məqsədəuyğun olarsa, daha sonra başqa

bir məsələnin müzakirə ediləcəyini vəd

edərək bu cür yayınmaların qarşısını ala bilərsiniz.

63

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

PROBLEM YARADAN İŞTİRAKÇILAR

QEYRİ-SƏMİMİ İNSANLAR

Bir insanın öz fikirlərini olduğu kimi

söyləməməsinin mütləq bir neçə səbəbi

vardır: məsələn, daha uzunmüddətli

strategiyaya görə narahatlıq və ya öz

simasını itirmək qorxusu. Belə insanlar faktları

olduğu kimi qiymətləndirmir, şişirdir və ya

maskalayır, bəzən isə həqiqəti gizlətməyə

çalışırlar.

Tədbir

Sətiraltı mənaları "oxumağı" öyrənin və toplantının əsas məqsədlərindən kənar nəyinsə baş verdiyinin

fərqinə varın. Növbəti addımın nədən ibarət olacağı

şəraitdən çox asılıdır. Bəzən daha uzunmüddətli və

ya ikinci dərəcəli məsələlər paralel inkişaf etdirilməli, bəzən isə qeyri-səmimilik dərhal ifşa edilməlidir.

64

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

NİZAMSIZLIĞIN İDARƏ EDİLMƏSİ

Hətta ən yaxşı idarə edilən müəssisələrin toplantıları da bəzən nəzarətdən çıxa bilir. Nə etməlisiniz?

● Heç vaxt ruhdan düşməyin və ya emosiyalara qapılmayın.

● İrəli sürülmüş fikrin problemli tərəfini müəyyənləşdirərək onu müzakirədən

"təcrid etməyə" və təmkinlə həll etməyə çalışın.

● Məsələni təhlil etməyə başlamamışdan əvvəl iştirakçının fikri ilə razılaşın:

"Tamamilə haqlısınız. Mübahisəli məsələdir, əsəblər gərilib, amma icazə verin..."

Əgər mübahisələr yenə də davam edərsə, bir neçə seçiminiz qalır:

● Məsələ ilə bağlı fikrinizi başqa sözlərlə və ya fərqli şəkildə izah etməyə başlamamışdan əvvəl iştirakçları bir neçə dəqiqəlik tam səssizliyə dəvət edin.

● Qısa fasilə elan edin və hər bir iştirakçının fasiləyə çıxmasını israrla xahiş edin.

● Problemlərə səbəb olan mövzunu sonraya saxlayın, lakin məsələyə necə və nə vaxt baxılacağını dəqiq şəkildə izah edin, əks halda, vəziyyət daha da gərginləşə bilər.

● Toplantını dayandırın və başqa vaxta təyin edin: ən pis seçimdir, mümkün qədər bu seçimdən istifadə etməyin, amma gərginlik uzananda da başqa yol qalmır.

Hər şeydən əvvəl (*Duqlas Adamsdan üzr istəyərək söyləyirəm) TƏŞVİŞƏ QAPILMAYIN! 65

*Duqlas Adam "Təşvişə qapılmayın" ("Don't panic") adlı kitabın müəllifidir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTININ APARILMASI

GÖZÜNÜZ SAATDA OLSUN

Əvvəlki səhifələrdə də qeyd etdiyimiz kimi, zamanlama hər bir toplantı üçün həlledici əhəmiyyət kəsb edir.

Vaxtı nəzarətdə saxlayın və toplantının gedişatı

boyunca növbəti məsələləri qalan vaxta əsasən

tənzimləyin. Vaxta nəzarət toplantı sədri üçün

nə qədər vacibdirsə, iştirakçılar üçün də bir

o qədər vacibdir.

Sonuncu toplantının effektiv idarə edilməsi və

iştirakçıların yadında bu cür qalması sədrin

növbəti toplantısının daha effektiv keçməsinə

hər şeydən çox təsir edir.

66

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

Toplantı sədri, həmçinin iştirakçılar üçün məsləhətlər 67

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

İLK SUAL

Toplantılar vaxt və pul itkisinə, səylərin hədər edilməsinə səbəb ola bilir. Bununla belə, zəruri toplantıların keçirilməməsi də ideya, fikir mübadiləsi, ünsiyyət və ya qərarların əskikliyi ilə nəticələnə bilər ki, bu da yaxşı hal deyil.

Hər dəfə toplantıya dəvət olunarkən aşağıdakılar barədə düşünün…

● Toplantıya hansı faydanız toxuna bilər?

● Toplantıdan sizin başqa heç bir yolla əldə edə bilməyəcəyiniz hansı nəticəni əldə edə bilərsiniz?

(Sadəcə, qeydlərinizi təqdim etməklə və ya daha sonra protokolları oxumaqla da qərarların qəbul edilməsində kifayət qədər rol oynaya bilərsiniz.) Əlbəttə, hər şeyə real yanaşmaq lazımdır: bəzi toplantılarda iştirak etmək məcburi olur, əgər məcburi deyilsə, onda iştirak edib-etməyəcəyiniz öz qərarınızdan asılıdır:

Həqiqətən də, faydalı olacağına inanmadığınız toplantıda heç vaxt iştirak etməyin.

68

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

EFFEKTİV İŞTİRAK NECƏ OLMALIDIR?

Qədim bir məsəldə deyildiyi kimi, nə qatarsan aşına, o da çıxar qaşığına. İştirakınızı effektiv edəcək əsas amillər aşağıdakılardan ibarətdir:

● lazımi səviyyədə hazırlıq: nə baş verdiyindən və ya mövzudan xəbərsiz olduğunuz, yaxud kifayət qədər hazırlaşmadığınız toplantılardan effektiv nəticə əldə edə

bilməzsiniz;

● uyğun xarici görünüşə malik olmaq;

● effektiv ünsiyyət qurmaq: yəni nəyi necə söyləməyinizdən çox şey asılıdır;

● öz mövqeyini (fikirlərini) müdafiə etmək və müzakirələrin effektiv şəkildə

"öhdəsindən gəlmək".

Heç bir toplantının sizin deyil, "onların toplantısı" olduğunu düşünməyin. Diqqətinizi yalnız öz rolunuza yönəldin və irəli sürdüyünüz fikirlərin qərarlara təsir etməsi üçün səy göstərin.

69

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

UYĞUN XARİCİ GÖRÜNÜŞ

Oskar Vayld deyirdi: "Yalnız dayaz insanlar görünüşə əsasən mühakimə yürütmürlər". İnsanın xarici görünüşü onun söylədiklərinin necə qəbul edilməsinə böyük təsir göstərir. Nə geyinəcəyinizi düşünməyə bir qədər vaxt sərf etməyə dəyər, xüsusilə də iştirakçıların heç biri sizi tanımırsa.

Aşağıda sadalanan meyarlardan, daha çox, hansına uyğun görünüşə malik olmaq istərdiniz:

● tam hazırlıqlı;

● səriştəli;

● işgüzar;

● məlumatlı;

● nüfuzlu;

● etibarlı.

İstədiyiniz kimi görünməyə kömək edəcək hər bir təfərrüat üzərində düşünməyə dəyər.

Toplantıya gecikmək, səliqəsiz geyimdə, səliqəsiz kağız topaları ilə gəlmək və gələn kimi də bir neçə dəqiqə kağızların arasında eşələnərək hansısa sənədi axtarmaq və s. – sizi toplantı iştirakçılarının hesablaşacağı "sanballı və sözükeçən" bir şəxs kimi göstərməz.

Əgər görünüşünüz insanların sizin "sözünüzü eşitməsi"nə təsir göstərirsə, deməli, vacib bir amildir və ona xüsusi diqqət ayırmağa dəyər.

70

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

HARADA ƏYLƏŞMƏLİ

Harada əyləşməyin əhəmiyyəti varmı? Bəziləri otağın müəyyən yerlərini, az qala, müqəddəs hesab edir, bəziləri isə bu barədə heç düşünmürlər belə. "Sehrli yerlər" olmasa da, bəzi praktiki üstünlükləri nəzərə almaqda fayda var. Məsələn, bu və ya digər oturacaqdan:

● Kim sizi yaxşı görə bilər?

● Kim yaxşı görməyə bilər (yanınızda əyləşən iştirakçı da daxil olmaqla)?

● Seçdiyiniz oturacaq əlverişli mövqedədirmi? Səsinizi eşitdirmək asan olacaqmı?

● Kimlərlə qeyri-rəsmi ünsiyyət qurmaq imkanınızın olmasını istəyirsiniz (pıçıldaşmaq və

ya qeyd ötürmək)?

● Telefona, çaya, qapıya və ya proyektora yaxın və ya onlardan uzaq olmaq istəyirsinizmi?

● Hər bir əyani vəsaiti asanlıqla görə bilirsinizmi?

İştirakçıların hər zaman eyni yerdə əyləşmədikləri bəzi müntəzəm toplantılar, yaxud heç kimin dominant mövqedə əyləşmədiyi və sədrin də iştirakçılardan biri imiş kimi göründüyü dəyirmi masa arxasında keçən toplantılar bəzən daha yaxşı nəticə verir (kral Arturun masasını yadınıza salın).

71

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

EFFEKTİV ÜNSİYYƏT QURUN

Heç vaxt ünsiyyətin asan olduğunu fərz

etməyin. Onun çətin olduğunu fərz edin,

çünki, həqiqətən də, çətindir.

Sağ tərəfdə gördüyünüz sitat (müxtəlif

"Bilirәm, elә

şəxsiyyətlərin, o cümlədən ABŞ-ın keçmiş

düşünürsünüz ki,

prezidenti Niksonun adına çıxılır) çox

söylәdiklәrimi düşündüyünüzü

düzgün məqamı vurğulayır.

anlayırsınız, amma mәncә,

Hətta ən sadə məqamı da aydın ifadə

anlamırsınız ki, sizin

etmək lazımdır. Bu isə hazırlıqdan başlayır

eşitdiklәriniz mәnim

(bax: səh. 75).

nәzәrdә tutduqlarım

deyil".

Məhz nəzərdə tutduqlarınızı söylədiyinizə,

mesajınızı düzgün çatdırdığınıza əmin olun.

72

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

QAYDALARA ƏMƏL EDİN

Çox vaxt toplantılar heç bir qaydaya və nizam-intizama tabe olmayan qışqır-bağır yarışına çevrilir. Qaydalara əməl etmək hər kəsin marağındadır. Təbii ki, qaydalara əməl etmək o demək deyil ki, müəyyən qədər inadkarlıq və ya qətiyyət göstərməməlisiniz, lakin siz…

● heç kimə ağzını açmağa imkan vermədən yalnız özünüz danışsanız və öz fikrinizi yeritməyə çalışsanız;

● dayanmadan başqalarının sözünü kəssəniz;

● sonunun necə olacağını düşünmədən emosiyaya qapılıb hər şeyə etiraz etsəniz;

● vaxt qrafikini pozsanız;

● intizamsız, hətta daha da pisi, "araqarışdıran işçi" təəssüratı yaratsanız...

... hədər yerə vaxt itirəcək və konkret bir nəticə əldə etməyəcəksiniz. Sədrin təlimatlarından və razılaşdırılmış prosedurdan kənara çıxmayın, yeri gəldikdə, öz möqeyinizi inadla müdafiə etməkdən də çəkinməyin, lakin təmkininizi qoruyun və özünüzə nəzarəti itirib ədəbsiz davranış kimi qiymətləndiriləcək bir vəziyyətin yaranmasına yol verməyin.

Qaydalara əməl edin, mətləbdən uzaqlaşmayın, qoyun toplantı sizin maraqlarınıza xidmət etsin.

73

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

QAYDALARI POZUN!

Deyilənə görə, qaydalar pozulmaq üçündür. Elədir ki, var. Amma qaydaları pozmazdan əvvəl diqqətlə düşünün və bunu vərdişə çevirməyin – əks halda, problemli insan kimi tanınacaqsınız!

İstənilən yığıncaqda ən özünəinamlı, ən qətiyyətli və necə deyərlər, ən parlaq xarakterlər əsas söz sahiblərinə çevrilirlər. Odur ki, aşağıdakı hallara bu və ya digər dərəcədə yol vermək olar:

● çılğınlıq;

● "XEYR" deyilən kimi yumruğu masaya vurmaq;

● emosional reaksiya;

● bir qədər yumor;

● hiddət (lakin cilovlaya biləcəyiniz hiddət);

● başqasının sözünü kəsmək.

Lakin – təkrar edirəm – lakin bütün bunlara yol verərkən məqbul hesab edilən həddi aşmamaq lazımdır.

Qaydaları pozmamağa səy göstərin, amma unutmayın ki, çılğın bir jestin göstərə

biləcəyi təsirin gücü də tamam fərqli olur.

74

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

HAZIRLIQ

Hətta ən sadə və kiçik toplantılara da hazırlaşmaq lazımdır. Hazırlıq istənilən şəkildə ola bilər: yalnız 2 dəqiqə düşünməklə, yaxud saatlarla ətraflı şəkildə götür-qoy edərək hazırlaşa bilərsiniz; lakin hazırlaşmağa hər zaman vaxt ayırmalısınız. Toplantılara hazırlıqsız gedib düşünmədən fikir yürütməyə çalışsanız, mövqeyinizi yaxşı vurğulaya bilməyəcəksiniz.

● Bütün sənədləri diqqətlə oxuyun (keçmiş protokollar, gündəlik, istinad edilən və ya əvvəlcədən paylanmış sənədlər).

● Toplantı zamanı cəld göz gəzdirə bilmək üçün əsas məqamlar üzrə qeydlər götürün.

● Toplantı iştirakçılarının adlarını qeyd edin (onların iştirakı sizin üçün nə ifadə edir, kim dost, kim düşməndir, kim nə soruşa bilər və s.).

● Nə soruşacağınızı (və necə soruşacağınızı) planlaşdırın.

● Çıxışınızı hazırlayın (demək olar ki, təqdimata hazılaşdığınız kimi).

● Qarşınızda olması zəruri olan qeydləri hazırlayın (və heç vaxt hər bir təfərrüatı yadınızda saxlayacağınızı fərz etməyin; qeydlər götürün).

Hazırlıq – effektiv toplantının əsasını təşkil edir. Hazırlığa sərf olunan vaxt heç vaxt hədər getmir, odur ki, riskə gedib bu vaxta qənaət etməyə dəyməz.

75

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

KONKRET ŞƏRTLƏRƏ ƏSASƏN HAZIRLIQ

Unutmayın, toplantıdan təcrid olunmuş şəkildə – yəni iştirakçıların kimliyindən və ya ümumi ab-havadan xəbərdar olmadan – hazırlaşa bilməzsiniz. Yadda saxlamalısınız ki, nəzərdə tutduqlarınızı ifadə etmək daha da çətinləşəcək, çünki iştirakçılar…

● söylənilən hər şeyə qulaq asmırlar

(buna görə də onların diqqətini

cəlb etməyi bacarmalısınız);

● həmin andakı fikirlərinin və yanlış

təsəvvürlərinin, həmçinin malik

olduqları status-kvonun təsiri

altında olurlar;

● hər şeyə öz nöqteyi-nəzərlərindən

yanaşdıqları üçün obyektiv

olmaqda çətinlik çəkə bilərlər.

Həmçinin toplantının məqsədlərini,

sizin niyyətinizi səhv başa düşə,

yaxud məsələyə emosional və ya

iyerarxik mövqedən (tutduqları

76

vəzifəyə əsasən) yanaşa bilərlər.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

KONKRET ŞƏRTLƏRƏ ƏSASƏN HAZIRLIQ

Müəyyən hadisələr də çətinlik törədə bilər. Məsələn:

● Vaxt qiymətlidir, odur ki, sadəcə 10 dəqiqəlik söz haqqınız olacaqsa, yarımsaatlıq çıxışa hazırlaşmağa ehtiyac yoxdur.

● Kənar amillər vacib hesab etdiyiniz mövzulardan fikrinizi yayındıra bilər.

● Dəstəkləyici məlumatlar (məsələn, xərclər barədə məlumat) olmadan bəzi işləri lazımi səviyyəyə qədər irəlilətmək mümkün olmaya bilər; əgər mümkün deyilsə, onda davam etmək üçün cəhd göstərməyə dəyməz.

Görəcəyiniz işi planlaşdırarkən hər zaman realist olun. Baş tutmaq ehtimalı olmayan hansısa ideal bir situasiya üçün deyil, həqiqətən baş tutacaq real bir toplantı üçün planlaşdırma aparırsınızsa, həmin gün daha yaxşı nəticə əldə edə biləcəksiniz.

77

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

HƏYƏCANLANMAYIN

Toplantılar travmatik ola bilər. Adətən, iştirakçılar bir-birindən tamamilə fərqli insanlar olur və otaqda sizdən vəzifə, təcrübə və səriştə baxımından yuxarı səviyyəli xeyli işçinin olduğunun fərqinə vara bilirsiniz.

Həyəcana qarşı ən yaxşı vasitə hazırlaşmaqdır. "Ev tapşırığı"nızı yerinə yetirmisinizsə, faktları dəqiqləşdirmisinizsə və irəli sürəcəyiniz fikirləri ətraflı götür-qoy etmisinizsə, toplantıya özünəinam və qətiyyətlə qatılacaqsınız. Bundan əlavə…

● dərindən nəfəs alın;

● yanınızda bir stəkan su saxlayın (dil-dodaq quruduqca insan daha çox həyəcanlanır) və unutmayın ki, iştirakçıların əksəriyyəti sizdən mükəmməl çıxış gözləyir və istəyir.

Böyük tədbirlərdə bir qədər "səhnə qorxusu" təbii haldır. Həqiqətən, həyəcan olmasa, adrenalin də olmaz. Lakin istənilən şəxs gec-tez təcrübə qazanır, xüsusilə də performans sonradan dəyərləndirildikcə və baş verənlərdən dərs çıxarıldıqca həyəcan tədricən azalır.

Qeyd: Toplantıda auditoriya qarşısına çıxaraq, bir növ, rəsmi təqdimat xarakterli çıxış

etməlisinizsə, əlavə bacarıqlara ehtiyacınız olacaq (Bax: "İdarəetmə kitabları" seriyasından

"Təqdimatlar" kitabı ).

78

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

MÜZAKİRƏNİN FORMASI

Toplantı zamanı qaldırılan hər bir məsələ sədrin əvvəlcədən təqdim etdiyi müəyyən ardıcıllıq üzrə

müzakirə edilir. Siz də öz fikirlərinizi ifadə etmək üçün bu ardıcıllığın kiçikmiqyaslı formasını tətbiq edə bilərsiniz.

Bu ardıcıllığa daxildir:

● Giriş – səbəbin bəyan edilməsi; vəziyyətin qısaca təsviri; əvvəlki müzakirələrə istinad; məsələnin öz gündəliyinin tərtib edilməsi: "Təklif edirəm ki, bu məsələni ..."

● Problemlərin müəyyən edilməsi – lehinə və əleyhinə olan arqumentlər, əsas məqamlar (məsələn, məqsəd, xərclər, metodlar, nəticələr); həm əsas məsələlərin, həm də onlardan doğacaq istənilən (siyasi, motivləşdirici, emosional) nəticənin müzakirəyə daxil edilməsi.

● Fikir mübadiləsi – artıq bu mərhələdə iştirakçılar fikir yürütməyə başlayacaqlar; bu mərhələ

məntiqi arqumentləri irəli çıxarmalı və yekun qənaətlər üzrə əsaslandırılmış qərarların qəbul edilməsinə imkan verəcək mənzərəni formalaşdırmalıdır.

● Xülasə – müzakirə toplantıdan sonrakı tədbir və qərarlarla əlaqələndirilərək ümumiləşdirilir.

Hər növbəti mərhələyə çıxarılan məsələ və bu mərhələ ilə bağlı hər şey hər kəsə aydındırsa və irəli sürülən hər bir fikir yerinə düşürsə, bu o deməkdir ki, toplantı bütövlükdə daha məntiqli ardıcıllıq və konstruktiv şəkildə davam edəcək.

79

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

FAKTLARI DƏQİQLƏŞDİRİN

Toplantılarda faktların aydınlaşdırılmasına, yoxlanılmasına və ya dəqiqləşdirilməsinə heyrətamiz dərəcədə çox vaxt sərf olunur. Məlumatın səhv olduğu ortaya çıxarsa, toplantı tamamilə alt-üst ola, yaxud, ən azı, toplantı sədrinin və ya bu faktı təqdim edən şəxsin etibarına müəyyən qədər xələl gələ bilər.

Toplantıdan əvvəl faktları dəfələrlə yoxlayın. Söyləyəcəklərinizin, həqiqətən də, dəqiq məlumatlara əsaslandığına əmin olun. Verilən məlumat:

● paydın və birmənalı olmalıdır: aydın bəyan edilməli, əlaqəsiz cümlələrlə dolaşıq hala salınmamalıdır;

● doğru olmalıdır: tam doğru məlumatı əks etdirməlidir;

● dəqiq olmalıdır: fikrinizi yaxşı əsaslandıra bilmək üçün yalnız dəqiq məlumatlardan (dəqiq rəqəmlər, dəqiq tarixlər və s.) istifadə edin.

Xırdaçılıq kimi görünə bilər, lakin faktları dəqiqləşdirmək vacibdir. Əgər: "Dəyişiklik mütləqdir, hazırkı metodla 10 % artıq xərcə yol veririk" – deyirsinizsə və kimsə dərhal: "Səhər rəqəmlərə

baxdım, yalnız 9,2 % yazılmışdı"– deyə düzəliş verirsə, söylədikləriniz həmin andaca öz qüvvəsini itirir. "Təxminən 10 %" nəzərdə tutduğunuzu söyləmək üçünsə artıq çox gec olur. Belə təəssürat yaranır ki, dəqiq rəqəmi bilmirdiniz və ya bilərək şişirtməyə çalışırdınız.

Faktları bəyan edərkən diqqətli olun – dəqiqləşdirilmiş faktlara istinad edin.

80

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

FİKİR VƏ İDEYALARIN İRƏLİ SÜRÜLMƏSİ

Söylədikləriniz üç konkret məqsədə xidmət etməlidir:

● başa düşülməli ● cəlbedici olmalı ● etibarlı mənbələrə əsaslanmalıdır.

Bu halda, iştirakçılar sizi dinləyəcək, söylədiklərinizin aktuallığına inanacaq və nəhayət, təklifinizlə razılaşacaq və ya lazımi tədbiri görməyə etiraz etməyəcəklər. Bu mövzunu növbəti səhifələrdə daha ətraflı nəzərdən keçirəcəyik.

81

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

SÖYLƏDİKLƏRİNİZİ HƏR KƏS BAŞA DÜŞSÜN

Söylədiklərinizi hər kəsin başa düşməsi üçün bir sıra vasitələrdən istifadə edə bilərsiniz:

● Aydın "istiqamətləndirici"lərdən istifadə edin: hansı məsələləri əhatə edəcəyinizlə

bağlı qısa giriş verin – "Burada üç məsələ var: əvvəlcə xərclər, zamanlama, daha sonra isə işin icrası ilə bağlı problemlər haqqında fikrimi bildirmək istəyirəm". Əgər siz bunları söylədikcə iştirakçılar təsdiq əlaməti olaraq başlarını tərpədirlərsə, razılaşdırılmış qısa gündəlik əsasında sözünüzə davam edə bilərsiniz.

● Fikirlərinizin aydın quruluşu olsun: söylədiyiniz kiçik bir fikrin belə, aydın quruluşu olmalıdır. Adətən, başlanğıc, əsas məzmun və yekun hissələrə bölmək işə yarayır.

Şərhlərinizin "Hə, bir məsələ də var..." ilə başlayan cümlələrdən ibarət "qırıq-qırıq fikirlər" silsiləsinə çevrilməsinə imkan verməyin.

● Məntiqi ardıcıllığa əməl edin: yenə də konkret "istiqamətləndiricilər" köməyinizə çata bilər.

Məsələn, planlaşdırılan konfransı bu tədbirin xronoloji ardıcıllığı, yaxud istənilən layihəni onun əsas mərhələləri əsasında müzakirə edə bilərsiniz. Seçdiyiniz hər hansı metod başqalarına məntiqli görünməli, çatdırmaq istədiyiniz mesajı aydınlaşdırmağa xidmət etməlidir.

82

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

SÖYLƏDİKLƏRİNİZİ HƏR KƏS BAŞA DÜŞSÜN

● Əyani vəsaitlərdən istifadə edin: insanlar, doğrudan da, həm görüb, həm eşitdikləri zaman daha asan başa düşürlər (və yadda saxlayırlar). Slaydlardan, diaqramlardan və s.

istifadə haqqında düşünün – rəqəmsal əyani vəsaitləri nümayiş etdirmək üçün avadanlıqlarınız yoxdursa, kağız üzərindəki sadə təsvirlərdən də yararlana bilərsiniz.

● Jarqonlardan istifadə etməyin: yaxud istifadə edərkən diqqətli olun. Jarqon konkret bir sahəyə aid olan söz və ifadələrdir. Həmin sahədən xəbərdar olanlar üçün jarqonlardan istifadə işi asanlaşdırır. Lakin elə güman etməyin ki, ağzınızdan çıxan bütün texniki sözləri hər kəs asanlıqla başa düşəcək.

● Anlaşılmaz terminlərdən, pafoslu ifadələrdən istifadə etməyin: yaxud korporativ danışıq dilindən uzaq olun. Məsələn: "Başlanğıc mərhələnin və ilkin fəaliyyətlərin müəyyən edilməsinə yönəlmiş hazırlıq işlərində xeyli irəliləyişə nail olunmuşdur" kimi yorucu və çaşdırıcı cümlə əvəzinə, fikrinizi "Hələ heç bir addım atılmayıb, amma tezliklə

işə başlamalıyıq" kimi qısa, aydın və sadə bir cümlə ilə ifadə edə bilərsiniz.

Nəhayət, heç olmasa, iştirakçıların diqqətini yayındırmamaq üçün hər cümlənin "Deməli...",

"Əsasən...", "Belə desək..." kimi sözlərlə başladığı qıcıqlandırıcı danışıq vərdişindən uzaq olun.

Başa düşmək – təməl rolunu oynayır: söylədikləriniz aydın deyilsə, "bu təməlin üzərində inşa etdiyiniz bina dözümlü olmayacaq".

83

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

SÖYLƏDİKLƏRİNİZ CƏLBEDİCİ OLSUN

Toplantının funksiyası, sadəcə, məlumatların çatdırılmasından ibarət deyil. Siz qarşı tərəfi motivləşdirməli, həvəsləndirməli və inandırmalı olursunuz. Başqalarını hərəkətə keçirmək, hansısa qərarın qəbul edilməsini, yaxud hansısa işin yaxşı görülməsini istəyirsinizsə, sadəcə, fikirlərinizi çatdırmaq kifayət deyil, onları inandırmalısınız.

Fikirlərinizi effektiv surətdə "qəbul etdirmək" üçün aşağıdakıları etməlisiniz:

● qarşı tərəfin ehtiyaclarını və ya mövqeyini müəyyən etmək;

● təklifinizin onlar üçün nə dərəcədə sərfəli (faydalı) və ya məqbul olacağını göstərən nümunə nümayiş etdirmək.

Əgər müntəzəm olaraq iştirak etdiyiniz toplantılarda hər zaman qarşı tərəfi inandırmalı olursunuzsa, o halda bir az araşdırma aparmağa dəyər. Bir çox digər bacarıqlar kimi, fikirlərin/

ideyaların qəbul etdirilməsi və danışıqların aparılması üzrə bacarıqları da öyrənmək mümkündür. (Bax: "İdarəetmə kitabları" seriyasından "Danışıqların aparılması" kitabı) 84

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

SÖYLƏDİKLƏRİNİZ ETİBARLI

MƏNBƏLƏRƏ ƏSASLANSIN

Fikrinizi əsaslandırmaq üçün faktlara istinad edən bir məlumat verirsinizsə, toplantı iştirakçıları dərhal ona şübhə ilə yanaşa və sizi sorğu-suala tuta bilərlər.

Söylədiklərinizi əsaslandırmaq üçün sübuta ehtiyacınız ola bilər, məsələn:

● təsdiq edilmiş rəqəmlər və statistik verilənlər;

● nümunələr;

● başqaları ilə əməkdaşlıq (xüsusilə nüfuzlu şəxslərlə);

● hansısa yazılı material (dərc edilmiş olsa, daha da yaxşı olar);

● əyani və ya təsviri vəsait;

● araşdırmalara əsaslanan material;

● hər hansı təcrübə və ya sınağın nəticəsi;

● müəssisədənkənar obyektiv şərhlər;

● tanınmış bir ekspertin rəyi.

Kimdənsə və ya haradansa əldə etdiyiniz sübutlardan başqa, əlavə materiallara ehtiyacınız olarsa, təklifinizi əsaslandırmaq üçün onları da tapın və qovluğunuza əlavə edin.

85

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

ÜNSİYYƏTİN MÜXTƏLİF FORMALARI

Toplantılarda ünsiyyətin 3 əsas forması istifadə edilir:

● Təşəbbüs: təklif verilir və

fikir/ideya irəli sürülür.

● Reaksiya: cavablandırılır, şərh

verilir, mühakimə yürüdülür,

qiymətləndirilir.

● Aydınlaşdırma: sınaqdan

keçirilir, izah edilir, nümayiş

etdirilir.

Hər bir ünsiyyət forması fərqli funksiyanı

yerinə yetirir, hər birində fərqli səs tonundan

istifadə edilir və "istiqamətləndirici"lərə ehtiyac ola bilər: "Sizdən soruşmuram, sizə deyirəm" (və ya əksinə).

Bu ünsiyyət formalarının hamısından istifadə edin:

amma müvafiq qaydada və nə zaman hansını istifadə

86

edəcəyinizi bilərək.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

MÜŞAHİDƏ ÖNƏMLİDİR

Bəzən insan söyləmək və ya etmək istədiklərinə o qədər aludə olur ki, toplantıdakı başqa iştirakçıları müşahidə etməyi unudur. Burada iki amil həlledici əhəmiyyətə malikdir: 1. Dinləmək

Sözün əsl mənasında və fəal şəkildə dinləmək, deyilənləri qeyd etmək lazımdır. Dinləmək –

söyləmək istədiklərinizi baş verənlərə və ya həmin andakı situasiyaya uyğunlaşdırmaq deməkdir. Qədim bir məsəli yadınıza salın: "İnsan dünyaya bir ağız, amma iki qulaqla göz açır, odur ki, hər kəs öz qulaqlarından yaxşı istifadə etməlidir". Başqalarının dediklərinə

laqeyd yanaşsanız, heç vaxt öz fikrinizi çatdıra bilməyəcəksiniz.

2. İzləmək

Qəbul etdiyimiz informasiyanın çox hissəsini eşidərək deyil, görərək əldə edirik. İnsanların toplantıya necə reaksiya verdiklərini izləyin. İşarələr, jestlər, mimika və ya üz ifadələri, bədən dili (həmçinin köks ötürmək kimi qeyri-verbal səslər) müzakirənin davam etdiyi müddətdə qarşı tərəfin mövqeyini anlamağınıza kömək edir.

Toplantılar təkcə öz fikrinizi yaxşı ifadə etməyi deyil, həm də başqa iştirakçıları başa düşməyi tələb edir – bunu nə qədər yaxşı bacarsanız, öz fikirlərinizi bir o qədər dəqiq çatdırarsınız.

87

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

NƏ VAXT DANIŞMALI?

Qüsursuz qayda yoxdur. Müzakirəyə başlayın və fikirlərinizi nə qədər mükəmməl ifadə etməyinizdən asılı olmayaraq, bir saat sonra iştirakçılar vurğuladığınız məqamları tam xatırlamaya bilərlər; müzakirəni çox gec bitirəndə isə iştirakçılar artıq müəyyən bir qərara gəlmiş ola və ya müzakirəni uzatmağa həvəssiz yanaşa bilərlər.

Ən yaxşı seçimi müəyyən etməyə kömək edəcək bəzi təlimatlar:

● Konkret bir mərhələdə danışacağınızı əvvəlcədən müəyyənləşdirərək hazırlaşmayın: söyləyəcəklərinizi həmin andakı situasiyaya uyğunlaşdırmağı bacarmalısınız.

● Şərhlərinizin başqalarının söylədiyi və ya başqalarından gözlədiyiniz şərhlərlə necə uzlaşdığını və beləcə, fikirlərinizin məntiqi cəhətdən əsaslandırıldığı məqamı müəyyənləşdirməlisiniz.

● Güclü tərəflərinizdən necə istifadə edə biləcəyiniz haqqında düşünün. Ən güclü tərəfiniz hansıdır: giriş vermək, götür-qoy ediləcək məsələlərin ardıcıllığını müəyyən etmək, ümumiləşdirmək, yoxsa rəqəmlərlə işləmək?

● Nəhayət, danışmaq sırası sizə gəlib çatanda daha sonra söz almaq imkanınızın olub-olmayacağını dəqiqləşdirməyə çalışın: "Yəqin ki, maliyyə məsələləri müzakirə edilən zaman bir daha şərh vermək imkanım olacaq..."

Əgər söyləyəcəkləriniz varsa, heç vaxt ən axıra saxlamayın. Davamlı olaraq "ən uyğun"

88

məqamı gözləmək sizi, ümumiyyətlə, söz demək imkanından məhrum edə bilər.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

DÜZGÜN MÖVQE TUTUN

Toplantıda iştirak aktiv bir prosesdir. Əlbəttə, toplantıdan nəsə əldə etmək istəyirsinizsə, yuxuya gedə bilməzsiniz!

Unutmayın:

● Ayıq-sayıq olun, diqqətinizi yayındırmayın.

● Deyilən hər şeyə qulaq asın (və lazım

gələrsə, qeydlər götürün).

● İştirakçıların üz ifadələrini və

hərəkətlərini izləyin (anladıqlarımızın

bir hissəsini bədən dilindən anlayırıq).

● Davamlı olaraq düşünün (və fikir

bildirmək üçün ağzınızı açmamışdan

əvvəl beyninizi işə salın!).

● Təmkininizi qoruyun (təhrik

edilsəniz belə).

Müsbət təəssürat yaratmaq istəyirsinizsə,

ayıq-sayıq olun və təmkininizi qoruyun.

89

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDA İŞTİRAK

BACARIQLARINIZI İNKİŞAF ETDİRİN

Toplantı mürəkkəb bir prosesdir. Bir qayda olaraq, interaktiv keçir və toplantıda kimin nə

edəcəyini, nə söyləyəcəyini proqnozlaşdırmaq çətindir. Toplantıda iştirak etmək baxımından səriştəli olmaq çoxumuz üçün fitri istedad deyil. Odur ki, hamımız toplantıların tələb etdiyi müxtəlif ünsiyyət bacarıqlarını öyrənərək və məşq edərək bu səriştəni qazana bilərik.

Toplantılarda iştirak etməklə bağlı geniş təcrübəyə malik deyilsinizsə, daha çox toplantıya getməlisiniz. Vaxtınızı hədər etməmək üçün diqqətli olmaqla yanaşı, aşağıdakıları da nəzərə alın:

● Nə cür toplantılar keçirilir?

● Hansı işçi qruplara və ya idarəetmə qruplarına qoşula bilərsiniz?

● Hansı rol və cavabdehliklər sizə müəyyən toplantılarda fikir və ideya irəli sürmək imkanı yaradır?

"Dəyirmi masalar"la maraqlanın və belə toplantılarda iştirak edin, bəzi qruplara qoşulun, necə nəticə əldə etdiyinizi yoxlayın, "iştirak tərzi"nizi sınaqdan keçirin.

Bacarıqlarınızdan necə istifadə etdiyinizi, onları necə tənzimlədiyinizi götür-qoy edin.

Unutmayın ki, toplantılarda effektiv iştirak – son dərəcə zəruri biznes və karyera bacarığıdır.

90

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

BUDUR!

Q RUP DİNAMİKASI

91

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

QRUP DİNAMİKASI

BUDUR!

BİRLİKDƏ NECƏ İŞLƏMƏLİ?

Belə bir deyim var: toplantı – elə insanların yığıncağıdır ki, onlar təklikdə heç nə edə bilmir, birlikdə isə elə bir qərar qəbul edirlər ki, heç bir şey etmək mümkün olmur!

Ümid edək ki, həqiqət bu deyimin tamamən əksidir. Çünki elə məsələlər var ki, müzakirə, məsləhətləşmə və insanların birgə konstruktiv işindən doğan yaradıcı yanaşma sayəsində həll olunur.

Bunun üçün iştirakçılar:

● birlikdə işləməyin çətin ola biləcəyini qəbul etməli;

● çətinlikləri aradan qaldırmaq üçün fəal şəkildə çalışmalı;

● həmçinin potensial sinergetikanı təşviq etmək üçün səy göstərməli;

● arzuedilən pozitiv proseslərə rəvac vermək üçün qrup dinamikasından istifadə

etməlidirlər.

Unutmayın, toplantının nəticəsi iştirakçıların ayrı-ayrılıqda əldə edə biləcəyi nəticədən daha böyük olmalıdır.

92

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

QRUP DİNAMİKASI

BUDUR!

SOSİAL STRUKTUR

Təşkilatlar (müəssisələr) insanlardan təşkil olunur; onların konkret bir sosial strukturu var.

İnsanlar arasında əlaqə və ünsiyyət vacibdir və aradan qaldırıla bilməz. Heç bir toplantının keçirilmədiyi müəssisədə iş getməz.

Toplantılar işgüzar xarakter daşımalı, lakin eyni zamanda iştirakçılara aşağıdakı imkanları da verməlidir:

● görüşmək;

● məlumat mübadiləsi etmək (hətta bir az dedi-qodu);

● təcrübələri yeniləmək...

"Toplantılar, bir növ,

… və özlərini komandanın bir hissəsi, bir üzvü kimi hiss

qonaqlıqlara bәnzәyir,

etməyə kömək edəcək, komandanı isə hər kəsin

getmәk istәmirsiniz, amma

üzv olmaq istədiyi bir qrupa çevirəcək şəkildə

dәvәt edilmәyәndә dә

qarşılıqlı ünsiyyət qurmaq.

inciyirsiniz".

Bu sosial münasibətlər olmasa, işçilər toplantıya

həvəssiz yanaşa və müzakirəyə başlamaqda çətinlik

çəkə bilərlər. Yaxud ola bilsin ki, heç iştirak etmək

istəməzlər. Köşə yazarı Katrin Vaythornun dediyi kimi:

93

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

QRUP DİNAMİKASI

BUDUR!

QRUP MOTİVASİYASI

Qruplar eynilə komandalar kimi, daxildən motivləşdirilirlər. Qrup öz məqsədlərinə çatmaq üçün kifayət qədər motivləşdirilibsə, o zaman qarşıya qoyulan məsələyə konstruktiv yanaşacaq. Bəzən toplantılarda irəli sürülən fikir və şərhlər fərddən daha çox, qrupun zehniyyətini əks etdirir, buna görə də qrup daxilində pozitiv hissləri artıran amilləri diqqət mərkəzində saxlamaq lazımdır.

Belə amillərə aşağıdakılar daxildir:

● hər kəsin məqsədi başa düşməsi;

● fərdlərlə qrupun məqsədləri arasında böyük bir ziddiyyətin olmaması;

● heç bir passiv iştirakçının və ona dözmək məcburiyyətinin olmaması;

● sədrdən narazılığın, ona qarşı etimadsızlığın olmaması;

● komandanın "bir məqsədə xidmət etməsi";

● uğurlu "birgə iş" təcrübəsi;

● zərərverici kiçik qruplaşmaların olmaması;

● birgə və fərdi bacarıqlara etimad;

● iyerarxik asılılıqların olmaması.

Yaxşı motivləşdirilmiş və vəhdət halında olan qruplar ruh düşkünlüyünün hökm 94

sürdüyü xaotik qruplarla müqayisədə hər zaman daha effektiv işləyir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

QRUP DİNAMİKASI

BUDUR!

MÜZAKİRƏ NƏ DƏRƏCƏDƏ GENİŞ OLMALIDIR?

Müzakirələrin həcminə və "fikir azadlığı"na görə toplantıların bir çox formaları ola bilər: elə

toplantılar var ki, sadəcə, monoloqdan ibarət olur, elə toplantılar da var ki, hər kəs istədiyi qədər danışmaqda və fikir bildirməkdə sərbəstdir. Müzakirənin, fikir mübadiləsinin genişliyi və

iştirakçılara verilən azadlığın həddi toplantıların effektivliyinə öz təsirini göstərir.

Zəif idarə edilən və hədsiz uzun çəkən

müzakirə aşağıdakılara səbəb ola bilər:

Nә vaxt?

Harada?

● eyni vaxtda müzakirəyə verilən

həddən çox alternativ və təfərrüat;

● həddən çox emosiya;

Nә?

● tez-tez baş verən yanlış anlaşılmalar;

● əks-qütblərin formalaşması;

● real qənaətin formalaşdırılması üçün

daha çox vaxtın tələb olunması və ya

Necә?

ümumiyyətlə, qənaətin hasil edilməməsi;

Kim?

● diqqətin xırda məsələlərə yönəlməsi;

● zəruri təfərrüatın diqqətdən kənarda qalması;

● arqumentlərin təkrarlanması;

● reallıqdan uzaqlaşma.

95

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

QRUP DİNAMİKASI

BUDUR!

MÜZAKİRƏ NƏ DƏRƏCƏDƏ GENİŞ OLMALIDIR?

Məhdudlaşdırılan, çox sərt qaydalarla idarə edilən

diskussiyalar aşağıdakılara gətirib çıxara bilər:

● cansıxıcılıq;

● təfərrüata lüzumundan artıq diqqət – "xırdaçılıq";

● təkrarlanma;

● əsas məlumatın gizlədilməsi;

● həddən artıq tələsik qərarlar;

● toplantıdan sonrakı tədbirlərin

yaxşı təşkil edilməməsi;

● qəbul edilən qərarlara həvəssiz yanaşma;

● qərarların sonradan dəstəklənməməsi;

● kəskin fikir ayrılıqları;

● ruh düşkünlüyü və entuziazm əskikliyi;

● keçmişdə "ilişib qalmaq".

96

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

I

TOPLANT

OTAĞI

TOPLANTIDAN SONRA

97

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN SONRA

I

TOPLANT

OTAĞI

PROTOKOL

Protokol tərtibi zəruridirmi? Bəzi toplantılar üçün bu sualın cavabı "XEYR"dir. Çünki əksər müəssisələrdə, onsuz da, həddən çox sənədləşmə aparılır.

Bəzi hallarda isə protokol tərtibi zəruri olur; daha çox hallarda isə, bir növ, "qısa xatırlatma"ya ehtiyac yaranır. Toplantıdan sonra hazırlanan yazılı sənəd üç konkret məqsədə xidmət edir:

● Fəaliyyətə təşviq: toplantılarda tapşırıqları yerinə yetirmək öhdəliyi götürmüş işçilər üçün xatırlatma.

● Növbəti toplantı üçün xatırlatma: müntəzəm toplantılar arasında əlaqəliliyin formalaşdırılması, əsas məsələlər barədə hesabatın verilməsinin və işlərin davam etdirilməsinin təmin edilməsi. Gündəliklərdə bu, çox vaxt "ortaya çıxan məsələlər"

adlandırılır.

● Baş verənlər və ya proses haqqında yazılı sənəd: xüsusilə də hansı qərarların qəbul edildiyi haqqında. Bu, toplantının xarakterindən asılı olaraq, vacib bir daimi protokol və ya işləri bir neçə aylıq rahatlaşdıracaq müvəqqəti sənəd də ola bilər.

Yalnız zəruri hallarda protokol tərtib edin, lakin hər hansı yazılı sənədə ehtiyac olmadığını qərarlaşdıranda da diqqətlə düşünün.

98

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN SONRA

I

TOPLANT

OTAĞI

PROTOKOLU FAYDALI OLACAQ

ŞƏKİLDƏ TƏRTİB EDİN

Yazılı sənədlərin faydalı və effektiv olması üçün onlar:

● Düzgün tərtib edilməlidir: bu, bəlli məsələ olsa da, çox vacibdir, hər hansı səhlənkarlıq və ya hansısa məqamın gözdən qaçması problemlərə səbəb ola bilər.

● Obyektiv məlumatı əks etdirməlidir: kimin hazırlamasından asılı olmayaraq, protokolda bu və ya digər iştirakçının fikri ön plana çıxarılmamalı, toplantılarda deyilənlər olduğu kimi öz əksini tapmalıdır.

● Yığcam olmalıdır: protokolçular müzakirələri effektiv şəkildə ümumiləşdirməsələr, çətin ki, onları oxuyan olsun.

● Başa düşülən olmalıdır: toplantıda qəbul edilmiş qərarların icrasını təşviq edə bilmək və işçiləri hərəkətə gətirmək üçün protokolun məzmunu hər kəsə aydın olmalıdır.

● İşgüzar formatda hazırlanmalıdır: hansı tədbirin kim tərəfindən nə vaxt görüləcəyi aydın göstərilməlidir. Əksər müəssisələrin öz tərtibat və təqdimat standartları mövcuddur.

Heç kimin baxmayacağı sənədlərə sərf olunan vaxt hədər gedir; onları elə

tərtib etmək lazımdır ki, hər kəs oxusun.

99

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN SONRA

I

TOPLANT

OTAĞI

PROTOKOL: PRAKTİKİ TƏRTİBAT

Yazılı sənədlər əvvəlcədən tərtib edilmiş başlıqlara əsasən hazırlanmalıdır: İştirak edənlər: bunu qeyd etmək vacib ola bilər (məsələn, şöbəni və ya həmkarlar ittifaqını kim(lər) təmsil edir).

Üzrlü olanlar: kimlərin iştirak edə bilmədiyini daha sonra müəyyən etmək faydalı ola bilər.

Son toplantının protokolu: toplantı silsilə toplantıların bir hissəsidirsə, elə bir şərh verilə bilər ki, onu qeyd etmək lazım gələr.

Ortaya çıxan məsələlər: lazım gələrsə, nömrələnmiş bəndlər formasında qeyd edilməldir.

Müzakirə edilən məsələlər: faktları və qərarları (bəzən müzakirənin təfərrüatları ilə birlikdə) əks etdirən nömrələnmiş bəndlər formasında qeyd edilməlidir. Qeydə alınanların protokolçunun təhlilinə məruz qaldığını zənn etməsinlər deyə, ən yaxşısı, "hesabat tərzi"ndən istifadə etməkdir ("Belə razılaşdırıldı ki...").

Lazım gələrsə, əlavə başlıqlar artırmaq olar, məsələn, "Digər məsələlər" və ya "Növbəti toplantının tarixi" və s.

Nəhayət, ehtiyac olarsa, protokolun nüsxəsini əldə etmək istəyən işçilərin siyahısını tərtib edin (adətən, iştirak edənlərdən və ya üzrlü səbəblərə görə iştirak etməyənlərdən daha çox işçiyə

100 göndərmək lazım gəlir) və məlumatı yubanmadan paylaşın.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN SONRA

I

TOPLANT

OTAĞI

PROTOKOL: ƏN YAXŞI FORMAT

Yazılı sənədlər, xüsusilə də daha rəsmi protokollar xırda şriftlərlə sıx yazılmış böyük səhifələrdən ibarət olmamalıdır. Oxuyanlar onların üzərində qeydlər aparmaq istəyə bilər, ona görə də kifayət qədər boş yer saxlamaq lazımdır.

Tərtibatda nəzərə çarpan əsas elementlər aşağıdakılar olmalıdır:

● qərarlar;

● tədbirlər;

● tədbirləri kim(lər) icra edəcək;

● görüləcək tədbirin forması;

● tədbir hansı tarixə qədər tamamlanmalıdır.

Məsələn:

TARİX

TƏDBİR

MADDƏ

Forma: bir 15 dekabra

Qәrara alındı ki, layihә xәrclәrinin

sәhifәlik qәdәr

işçilәrә

.

bölgüsü hazırlansın vә müvafiq sәnәd

xülasә

. paylanmalıdır

hazırlanmalıdır

növbәti toplantıya qәdәr işçilәrә

101

paylansın.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

TOPLANTIDAN SONRA

I

TOPLANT

OTAĞI

PROTOKOL: DƏRHAL HAZIRLAYIN

Sonuncu məsləhət: protokolun tərtib edilməsinə cavabdehsinizsə, bu sənədi toplantı bitdikdən dərhal sonra hazırlayın.

● Yalnız təfərrüatları daha dəqiq xatırlamalı ola bilərsiniz: buna görə də protokolun tərtibi üçün daha az vaxt tələb olunacaq.

● Əksər işçilər protokolu əldə etmədən vəd etdikləri tapşırıqların icrasına başlaya bilmirlər, buna görə də protokolu tez paylamaq gecikmələrin qarşısını ala bilər.

● Təxirə salınmadan görülən iş səmərəli nəticə verdiyi üçün təqdirəlayiq hal kimi qiymətləndirilə və sizi müsbət yöndən göstərə bilər

Nəticə: bu günün işini sabaha saxlamayın; vaxtında görülən işin faydaları çox olur.

102

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

RƏSMİ VƏ VİRTUAL

TOPLANTILAR

Bir neçə məsləhət

103

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

RƏSMİ TOPLANTILAR

PROSEDUR QAYDALARI

Bürokratik əngəllərə yol verməmək üçün mümkün qədər az qayda təyin edin (lakin müəssisənin nizamnaməsində müəyyən edilmiş qaydalardan da kənara çıxmayın). Məntiqli qaydalar təyin etməklə prosesi düzgün məcrada davam etdirə, vaxta qənaət edə, daha yaxşı nəticələr əldə edə bilərsiniz. Məsələn, aşağıdakıları dəqiqləşdirin:

● Toplantının çağırılması üçün zəruri bildirişin uzunluğu (və onu kim hazırlaya bilər);

● Toplantını harada və nə vaxt keçirmək məqsədəuyğundur; işçilərin iştirakını məhdudlaşdıracaq qədər əlverişsiz yer seçilməməlidir;

● Tərtib ediləsi gündəlik və hesabatlar: forma və tərz; nə vaxt hazırlanmalı və paylanmalıdır;

● Sədrin rolu (qaydalara riayət, sədrdən icazə alaraq şərh vermək və s.);

● Etik normalar: səs tonunu yüksəltməmək; nalayiq söz və hərəkətlərə yol verməmək;

● Rəsmi prosedurlar: fərdi maraqların bəyan edilməsi, kvorumlar, təkliflər, düzəlişlər, səsvermə, məsələlərin müəyyən ardıcıllıqla müzakirə edilməsi, hüquqi nəticələrə uyğun tədbirlər və s.

Təyin etdiyiniz qaydaların xarakterindən asılı olmayaraq, onlar məntiqli və razılaş-

104 dırılmış olmalı, hər kəsin nəzərinə çatdırılmalı və hər kəs tərəfindən əməl edilməlidir!

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

VİRTUAL TOPLANTILAR

MƏSAFƏDƏN TOPLANTI

Toplantılar hər zaman üz-üzə keçirilmir; insanlar müxtəlif yerlərdə ola, virtual toplantılar üçün tələb olunan müxtəlif texnologiyalardan istifadə edə bilərlər (məsələn, telefon xətləri vasitəsilə konfrans zənglər və ya "Skype" kimi kompüter proqramları). Bunların hamısı müəyyən dərəcədə iş tələb edir.

Texnologiya ilə bağlı bir proses və ya tədbirin nadir hallarda xətasız olduğunu nəzərə

alsaq, virtual toplantılarda da əvvəlcədən quraşdırma və sınaq işlərini lazımi qaydada aparmaq lazımdır. Həmçinin aşağıdakı amilləri də nəzərə alın:

● iştirakçılar rahat əyləşməli, avadanlığa problemsiz qoşula bilməli, səsləri mikrofona aydın düşməli, ekranı görə bilməlidirlər və s.

● toplantı elə təşkil edilməlidir ki, şərtlər hər iki tərəf (və ya bir neçə tərəf) üçün də

münasib olsun: iştirak etmək imkanı, vaxt və saat qurşağı və s. kimi amilləri nəzərə

almaq lazımdır.

● bütün toplantılarda olduğu kimi, virtual toplantının da sədri olmalı və hər iki tərəfdə

də sədrliyi yalnız bir nəfər etməlidir (komanda fəaliyyətinin koordinaiyası üçün).

Virtual toplantıya başlamamışdan əvvəl səsin eşidilməsi ilə bağlı problemin olmadığını müəyyən etmək məqsədilə sınaq sessiyası keçirmək olar.

Toplantının təşkili üçün sərf olunan vaxt öz səmərəsini mütləq göstərir.

105

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

VİRTUAL TOPLANTILAR

MƏSAFƏDƏN TOPLANTI

Virtual toplantılarda iştirakçılardan daha böyük diqqət tələb edilir, xüsusilə də toplantı "görüntülü" deyil, yalnız "səsli" formatda həyata keçirilirsə (bəlli məsələdir ki, insanlar bir-birini görərkən daha asan ünsiyyət qururlar). Videokonfranslar zamanı görüntü çox zəif ola və ya yerli genişzolaqlı internet xidmətindən asılı olaraq, ümumiyyətlə, itə bilər. Bütün bunların qarşısını almaq üçün

● görüntünün aydın olub-olmadığını, heç bir yanlış anlaşılmaya yol verilmədiyini tez-tez yoxlayın: bu, sədrin vəzifəsidir, virtual toplantılarda onların cavabdehlikləri artır;

● iştirakçılardan xahiş edin ki, ortaya çıxan problemləri dərhal bildirsinlər;

● əvvəlcədən hazırlıq çox vacibdir (kiminsə hansısa sənədi tapmadığına görə yaranan gecikmələr belə toplantılarda daha pis nəticə verir);

● hər kəs diqqətini cəmləşdirməlidir: belə toplantıları izləmək daha çətindir və bu da onların xarakterik xüsusiyyətindən irəli gəlir;

● "vizual eyham"ların olmadığını hər zaman yadda saxlayın: ironiya, sarkazm və s. səhv başa düşülə

bilər;

● ətraflı qeydlər götürülməli, növbəti tədbirlər dəqiqləşdirilməlidir Əgər sədr iştirakçıların yarısını görə bilməzsə, gedişata qəfil müdaxilə edə bilər, lakin bunun üçün əvvəlcədən razılaşdırılmış bir "müdaxilə mexanizmi" işlənib hazırlanmalıdır.

Virtual toplantılar xeyli vaxt və pula qənaət edə bilər, lakin maksimum faydanın əldə edilə bilməsi 106 üçün düzgün koordinasiya və təşkilatçılıq vacib şərtdir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

“ƏLAVƏLƏR”

XÜLASƏ

107

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

XÜLASƏ

YOXLAMA SİYAHISI

“ƏLAVƏLƏR”

İstənilən toplantının sonunda nəticənin effektivliyi qiymətləndirilməlidir; gələcək toplantılar yalnız bu yolla təkmilləşdirilə bilər. Aşağıda verilənlərə bənzər sualları cavablandırmaqla toplantının effektivliyini qiymətləndirə bilərsiniz:

Toplantının məqsədi

● Toplantı çağırmaq üçün aydın və keçərli səbəblər mövcud idimi?

● Səbəblər ölçülə bilən məqsədlər formasında ifadə edilmişdimi?

● İştirakçılar məqsədləri əvvəlcədən bilirdilərmi və onlarla razılaşmışdılarmı (işçilərin toplantıdan başqa hansısa, məsələn, daha şəxsi gözləntiləri var idimi)?

İnzibati işlər

● Bildiriş kifayət qədər əvvəlcədən göndərilmişdimi?

● Yetərli və aydın məlumat təmin edilmişdimi (gündəlik, müvafiq sənədlər, əvvəlki toplantının protokolu və s.)?

● Məkan, mühit və avadanlıqlar yaxşı təşkil edilmiş və məqsədəuyğun idimi?

İştirakçılar

● Toplantıda lazımi işçilər iştirak edirdilərmi (xüsusilə də iştirakı zəruri olmayanlar, yaxud

"əsas fiqur"lardan iştirak etməyənlər var idimi?) 108

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

XÜLASƏ

YOXLAMA SİYAHISI

“ƏLAVƏLƏR”

İrəli sürülən fikir və ideyalar/təqdim edilən materiallar

● Lazımi sənəd və materiallar əvvəlcədən hazırlanmışdımı?

● İştirakçılar fikirlərini aydın və lakonik ifadə edirdilərmi?

● İrəli sürülən fikir və ideyalar, lazım gəldikcə, müvafiq sənədlərlə əsaslandırılırdımı?

● İştirakçılar mətləbdən uzaqlaşırdılarmı?

Qarşılıqlı ünsiyyət

● Lazımi sənəd və materialları təqdim edənlər əlavə suallara da cavab verə bilirdilərmi?

● Tələblərə uyğun olaraq, hər kəs toplantıda iştirak edirdimi?

● İştirakçılar qulaq asırdılarmı?

● Onlar qaydalara və müəyyən edilən ardıcıllığa əməl edirdilərmi?

● Müzakirələr konstruktiv və məqsədyönlü idimi?

● Hər kəs lazımi səviyyədə hazırlaşmışdımı?

● Toplantının gedişatına müdaxilələr edildimi (məsələn, emosional davranış, dar düşüncə və ya fikir ayrılığı səbəbindən)?

109

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

XÜLASƏ

YOXLAMA SİYAHISI

“ƏLAVƏLƏR”

Toplantının sədri

● Toplantının giriş hissəsi və iştirakçılar lazımi qaydada təqdim edildimi?

● Gündəlikdən istifadə olundumu, ona əməl edildimi?

● Vaxt yaxşı idarə edildimi? (Toplantı vaxtında başlayıb, vaxtında bitdimi? Hər mövzuya kifayət qədər vaxt ayrıldımı?)

● İştirakçılar yaxşı idarə edildimi – lazım gəldikcə, müzakirəyə cəlb edildimi (və ya susduruldumu)?

● Sədr bitərəfliyi qorudumu?

● Müzakirələr müntəzəm şəkildə ümumiləşdirilirdimi?

● Ardıcıllığa əməl edildimi?

● Zəruri formal prosedurlara riayət olundumu?

● Ümumiyyətlə, toplantı lazımi məsələlərə lazımi qaydada baxmağa, real qənaətin formalaşdırılmasına, planlaşdırılmış qərarların qəbul edilməsinə imkan verəcək qədər yaxşı idarə edildimi?

Məqsədlərin aydın müəyyən edildiyini nəzərə alsaq, istənilən toplantı məqsədlərin həyata keçirilib-keçirilməməsinə əsasən, uzunmüddətli planda isə qəbul edilən qərarların və bu müddət ərzində aparılan müzakirələr nəticəsində planlaşdırılmış

110 tədbirlərin keyfiyyətinə əsasən qiymətləndirilməlidir.

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

XÜLASƏ

NƏHAYƏT...

“ƏLAVƏLƏR”

Sonda əvvəlki səhifələrdə qeyd edilmiş bir məqama nəzər salaq, bütün gündəliklərdə özünə

yer tapan bir maddə: "Digər məsələlər". Adətən, bu maddənin müzakirəsi toplantının sonuna saxlanılır. Toplantının yekunlaşdığını hiss edərək hər kəs rahat bir nəfəs alanda sədr deyir:

"Sadəcə bir-iki "digər məsələmiz" qalıb..." və toplantı bir neçə əhəmiyyətsiz xırda məsələyə

görə daha yarım saat uzanır: "Digər məsələlər" çox vaxt şikayətlər, inzibati işlər, qeyri-aktual və mövzuya aidiyyəti olmayan suallardan ibarət olur. Nəticədə, iştirakçılar qıcıqlanır və yarım saat əvvəl hökm sürən "effektiv toplantı təəssüratı"ndan əsər-əlamət qalmır.

Effektivliyi sonadək qorumaq istəyirsinizsə, toplantıları "Digər məsələlər"lə başlayın.

Yaxşı sədr bunun üçün təxminən 10 dəqiqə vaxt ayırır, necə dəyərlər, daş-kəsəyi yoldan təmizləyir və ...

... yekunda toplantını təntənə ilə bitirir!

…İştirakçıları onların özlərinin də istədikləri kimi, yüksək əhvali-ruhiyyə ilə yola salır!

111

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd

Müəllif haqqında

Patrik Forsayt

Patrik marketinq, satış, idarəetmə və ünsiyyət bacarıqları üzrə ixtisaslaşmış

"Touchstone Training and Consultancy" şirkətinə rəhbərlik edir. Məsləhətçi kimi 25 ildən çox təcrübəsi olan Patrik dünyanın müxtəlif ölkələrində və

müxtəlif sektorlarda çalışan müştərilərə xidmət göstərir. Eyni zamanda bir sıra idarəetmə institutları üçün təlim kursları keçirir.

O, "İdarəetmə kitabları" seriyasından 5 kitabın müəllifidir – "Üst rəhbərliyin idarə edilməsi",

"Danışıqların aparılması", "Plan göstəricilərinin icrası" və "İdarəçilikdə başlanğıc" . Patrik həmçinin geniş yazıçılıq fəaliyyəti ilə məşğul olur və onun tanınmış kitabları arasına

"Yarı dolu ikən boş" ("Rethink" nəşiyyatı) adlı yumoristik kitab, "Nəhayət, biznes-klass!"

adlı səyahət kitabı ("Stanhope Books" nəşriyyatı) və bu yaxınlarda "Stanhope Books"

nəşriyyatında işıq üzü görmüş "Çoxdankı məsələ" adlı romanını aid etmək olar.

Əlaqə

Patriklə aşağıdakı ünvanlar vasitəsilə əlaqə saxlamaq olar:

"Touchstone Training & Consultancy", Soltkot Moltinqs, Heybric, Meldon, Esseks CM9 4QP, Birləşmiş Krallıq

Tel/Faks: + 44 (0) 1621 859300

E-poçt: patrick@touchstone28.com

Copyright protected – Management Pocketbooks Ltd